İngilizce'de genellikle hükümetler arasındaki resmî toplantılarda kullanılan sabit kurallar ve resmî davranış sistemi anlamına gelen ve protocol sözcüğünden dilimize aynen uyarlanan protokol kavramı, bu anlamı XIX. yüzyılda Fransız devlet başkanı tarafından izlenecek bir dizi görgü kuralları koleksiyonundan ve bundan sorumlu olan hükümet departmanının adından türetilerek kazandı. Kelime, etimolojik olarak Fransızcaya Ortaçağ’da Latince aracılığıyla Yunancadan ilk sayfa, (kitabın başında/sonundaki) boş yaprak anlamıyla; ilk anlamına gelen prōtos ile tutkal anlamına gelen kolla kelimelerinin birleşimi sayesinde oluşan prōtokollon sözcüğünden gelmektedir. Tören ve biçimsel kuralların bütününü kapsayan bu kelime Osmanlıca’da teşrifat, sosyal yaşamda ise adab-ı muaşeret olarak kullanıldı. Türk Dil Kurumu protokol sözcüğünü diplomatlıkta, devletler arasındaki ilişkilerde geçen yazışmalarda, resmî törenlerde, devlet başkanları ile onların temsilcileri arasındaki görüşmelerde uygulanan kurallar olarak tanımlamaktadır. Tüm bu anlam ve kökenlerden sonra muhtasaran protokol; tören veya resmi ilişkilerde uygulanmak üzere düzenlenen ve tanımlanmış, kamusal ve sosyal alanda yönetici ve iş görenlerin uymak ve uygulamak zorunda oldukları biçim ve davranışların toplamını ifade eden resmi görgü kurallarıdır. Turizm gezisinin öznesi olarak ele alındığında ise protokol, diplomatik ya da resmî bağlantıları olup turistik geziye katılan devlet erkânı ya da resmî kuruluş görevlilerine verilen isim olarak ifade edilebilir.

Dünya Turist Rehberleri Birliği Federasyonu (WFTGA), rehberliği değil ama turist rehberini tanımlamaktadır. Federasyon tarafından tanımlanan rehber tanımından hareketle rehberlik kavramı; ziyaretçilere, kendi tercihleri doğrultusunda bir dilde yol gösterme, bulunduğu bölgenin kültürel ve doğal mirasını yorumlama ve aktarma ile bu aktarımı yapacak kişinin bulunduğu bölgede özgü nitelikler açısından yetkili bir mercii tarafından onaylandığı ve/veya tanındığı bir meslek disiplini olarak ifade edilebilir.

Kadim çağlardan günümüze kadar insanların, bireysel ya da kurumsal çeşitli nedenlerle seyahat ettiği bilinmektedir. Bu nedenlerden biri de şüphesiz imparatorluk, krallık ya da devletlerin kendi içinde ya da dışındaki yönetim ve/veya kurumlarla resmî ilişki kurma, geliştirme ve sürdürme çabaları gibi politik nedenlerdir. Bu amaçla ülkeler ve/veya kurumlar nezdinde VIP (Very Important Person) olarak nitelendirilen devlet görevlileri, elçiler, diplomatlar, çok üst düzey iş insanları, kültür, sanat ve spor etkinliklerinin temsilcileri gibi kişilerin, birincil seyahat amacı resmî ilişkiler olsun ya da olmasın, ziyaretler gerçekleştirmeleri de yine kadim çağlardan beri süregelen bir olgudur.

Ülke içinde ya da ülke dışında, resmî, diplomatik, spor, kültür ve sanat amacıyla belli bir organizasyon ya da tören kapsamında giden üst düzey görevlilere, gidilen ülkenin ya da destinasyonun gezdirilerek tanıtılması turist rehberlerinin hizmeti kapsamındadır. Protokol turu, protokol ve VIP müşterilere yönelik düzenlenen, daha çok resmi ziyaret programları içerisinde yer alan, kısa ziyaretleri kapsayan, lüks ulaşım araçlarıyla ve lüks konaklama ve yeme-içme faaliyetlerini barındıran ve protokol kuralları konusunda bilgi birikimine sahip turist rehberleri tarafından gerçekleştirilen turlardır. Bu turlar resmi bir etkinlik programı dâhilinde kısa bir serbest zaman değerlendirme faaliyeti olabileceği gibi resmi ziyaretten bağımsız olarak VIP devlet görevlileri, diplomatlar, iş insanları, kültür, sanat, spor etkinlikleri temsilcileri ve onlara eşlik edenlerin ülke içi ya da dışındaki ziyaretleri de olabilmektedir. Bu turun mahiyeti genellikle kamudaki protokol birimi yöneticileri tarafından hazır bir ziyaret programı şeklinde gelmekte, uzun soluklu tur döngüsünden ziyade kısa ve sıkıştırılmış ziyaretleri içermekte, katı zamanlama unsuru barındırmakta, konuğun önem derecesine göre beraberindekilerin sayıca artacağı bir kafileyi kapsamaktadır.

Protokol turist rehberi, yukarıda aktarılan protokol turu kapsamında yerli ve yabancı devlet yöneticilerine, kamu kurum ve kuruluşların temsilcilerine, büyükelçilere, siyasi parti liderlerine, sivil toplum kuruluşu (STK) temsilcilerine ve tüm belirtilenlerin kafileleri olarak bilinen protokol gruplarına; bununla birlikte üst düzey yöneticilere, iş insanlarına, kültür, sanat, spor faaliyetlerinin tanınmış temsilcileri olan önemli kişilere (VIP) yurtiçi ve yurtdışındaki gezilerinde tercih edilen dilde, tercih edilen destinasyondaki müze, örenyeri, doğal, kültürel ve tarihi çekicilikleri ve benzeri değerleri gezdirerek tanıtan, bilgi aktarımında bulunan ve tüm bunları protokol kuralları çerçevesinde gerçekleştiren, varlığı otoriteler tarafından tanınmış profesyonellerdir.

Protokol rehberliği ise bu turdaki çoğunlukla diplomatik ya da resmî bağlantıları olan ya da üst düzey ekonomik gelirleriyle özel turlu geziye ihtiyaç duyan ve turistik geziye katılan, devlet erkânı, resmî kuruluş görevlileri, temsilciler ve elçiler ile üst düzey iş insanlarına; bireysel ya da grup halinde, kendi seçtikleri dilde, o destinasyondaki yetkili otorite tarafından onaylanan bir rehber tarafından bölgenin kültürel ve doğal mirasını protokol kuralları çerçevesinde yorumlama olarak tanımlanabilir.

Bu tanımlardan anlaşılacağı gibi protokol rehberliği, 29217 sayılı Turist Rehberliği Meslek Yönetmeliği madde 39’da belirtilen rehberlikte uzmanlaşma eğitimi kapsamında turizm çeşitliliği dikkate alınarak "… uzman turist rehberi yetiştirilmesi ve turist rehberlerinin çeşitli konularda eğitilmesi doğrultusunda turistik ürün odaklı profesyonel turist rehberliği alanlarından birindeki uzmanlaşmayı ve verilen bu hizmeti" ifade etmektedir. Yani bu tür ziyaretlerde turizm profesyonelleri olan turist rehberlerinin, bir rehberin sahip olması beklenilen genel özelliklerinin yanı sıra görgü, saygı, ziyaret ve protokol kurallarını bilen ve uygulayan, bilgi aktarma ve dil becerisi gelişmiş ve protokol alanında uzmanlaşmış olması da beklenmektedir. Protokol rehberinin ana hedef kitlesin resmî görevliler olacağı, bu görevlilerin de o destinasyonda bulunma ana seyahat amaçları çoğunlukla resmî bağlantı ve toplantılar olacağı için tur organizasyonu, yönetimi ve rota planlaması, gelen birey ya da kitleye göre titizlikle seçilmelidir. Rehberin bulunduğu konum ve hitap ettiği kitlenin ağırlığına uygun hitabetten kıyafete, oturma düzeninden tokalaşmaya tüm kuralları uygun zaman ve mekânda gerçekleştirmesi protokol rehberinden beklenen davranıştır. Ayrıca bu uzmanlaşmanın da gereği olarak hem alana ve mesleğe yenilik getirmesi, hem işin sürdürülebilirliğini sağlaması, hem de işin inceliğinin bilinip o işin kısa sürede ve en iyi şekilde tamamlaması; protokol rehberliğinin genel gerekliliklerindendir.