Otel müdürü, büyük çaplı konaklama işletmelerinde genel müdüre rapor eden, orta ve küçük işletmelerde ise bir otelin organizasyon şemasında en üst konumda bulunan yönetici pozisyonundaki çalışandır. Dolayısıyla genellikle birbirlerinin yerine kullanılabilir gibi görünse de modern otelcilik anlayışında – her ikisinin de bulunduğu işletmelerde- otel müdürü görev ve sorumluluk bakımından genel müdürden (General manager/ GM) ayrılır. Öte yandan bu türden bir pozisyon ayrımının bulunmadığı otel işletmelerinde otel müdürü en üst düzeyde sorumlu yönetici olarak görev yapar. 

Üst düzey bir yönetici pozisyonu olarak otel müdürü otelin görünen yüzü olarak algılanır ve sürekli olarak görünür olmalarıyla otele ilişkin marka imajı oluştururlar. Bu çalışan aynı zamanda gündelik ve operasyonel işleyişle de ilgilenir ve çalışanlara bir türden “danışmanlık” hizmeti verir..

Otel müdürünün, en az lisans düzeyinde turizm ve otel işletmeciliği odaklı eğitim almış ve iş tecrübesini çoğunlukla otelcilik alanında kazanmış alaylı bir yönetici olması beklenir. Başarılı bir otel müdürü liderlik, problem çözme, karar alma, organizasyon ve insan yönetimi gibi sosyal becerilere ve finansal yönetim, pazarlama, bilgi işlem teknolojileri ve yiyecek& içecek gibi işletme becerilerine yönelik alanlarda bilgi sahibi olmalıdır. Ayrıca bir otel müdürünün temsil sorumluluğuyla birlikte kültürel farkındalık ve iletişim yeteneklerinin gelişmiş olması ve dil becerilerinin yüksek olması da beklenir. Bundan dolayıdır ki bir otel müdürü otelin en üst düzeyde sorumlu yöneticisi olarak görev yapar çünkü bütün bu yönetim tekniklerine ve temsil kabiliyetlerine aynı anda sahip olması beklenen kişi bir otel işletmesinde organizasyon şemasında en üst pozisyonda bulunan kişidir. 

Bu becerilerle birlikte gelen temsil kabiliyeti, otel müdürünün başarısı için önemli bir faktördür. Otel müdürü, medya ve halkla ilişkiler etkinliklerine katılarak otelin tanıtımını yapabilir, toplantılar ve etkinliklerle toplumsal ilişkileri güçlendirebilir, iş ilişkilerini yönetebilir, çalışanlarla iletişim kurabilir, kriz yönetimi becerilerini kullanabilir ve rekabetçi ortamda otelin pozisyonunu korumak stratejik kararlar alabilir. Dolayısıyla otel müdürü bu kabiliyetini sadece konuklara veya mülk sahibine karşı değil, bütün paydaşlara karşı kullanır. Bu paydaşlar; misafirler, hissedarlar, tedarikçiler, yerel ve ulusal otoriteler, rakipler ve çalışanlardır. 

Temsil kabiliyetini stratejik yetkinlikleriyle güçlendiren bir otel müdürü aşağıdaki muhtelif durumlarda kritik rol oynayabilir:

• Konuklara olumlu deneyim yaşatmak, misafir sadakatini arttırmak ve işletme imajını korumak.
• Çalışanlarla sağlıklı iletişim kurmak, sadakat ve motivasyonlarını yüksek tutmak.
• Tedarikçilerle uzun vadeli iş birlikleri geliştirmek.
• Yerel ve ulusal mevzuat ve gereksinimlere uyum sağlamak. 
• Rakiplerle rekabet gücünü korumak ve pazar payını artırmak.
• Hissedarlarla finansal ve işletme hedeflerini paylaşmak ve kontrol etmek. 
• Sektörde prestij ve itibar kazanıp otelin marka değerini yükseltmek. 
• Kriz durumlarında liderlik etmek. 

Dolayısıyla bir otel müdürü yukarıdaki örnek durumları yönetmek için satış, pazarlama, odalar, finans& muhasebe, yiyecek& içecek hizmetleri, güvenlik, teknik hizmetler ve insan kaynakları gibi departmanların işleyiş ve kontrol sorumluluğunu üstlenir. 

Otel müdürünün bu departmanlara dair görev ve sorumlulukları departman bazlı olarak incelendiğinde; satış departmanının temel görev ve sorumluluklarının yerine getirilip getirilmediğinin kontrolüne ek olarak otelin fiyat imajının belirlenen fiyat stratejisi ile korunması, pazar araştırması yapılması ve trend takibi, stratejik& sistematik raporlamanın ve gelir bütçesinin yapılması gibi konularda sorumluluk sahibidir. Bu doğrultuda bir otel müdürü günlük oda fiyatlarının belirlenmesinden büyük çaplı banket ve grup etkinlik fiyatlarının belirlenmesine, şehirdeki etkinliklerin takibinden rakip otellerin aldıkları işlere kadar geniş bir alana dahil olur ve işleyişi kontrol eder. 

Eskiden çoğu otel işletmesinde satış departmanı ile aynı organizasyon yapısında bulunan fakat son yıllarda farklı bir yapılanmaya giden pazarlama departmanına ise güncel pazarlama trendlerini takip etmek, yeni stratejiler geliştirmek, hedef kitle analizi yapmak, reklam ve promosyon faaliyetlerinin fayda& zarar analizini yapmak, marka yönetimine destek vermek ve yapılan iş birliği ve ilişkiler sayesinde otel imajını güçlendirmek noktasında destek verir. Öte yandan pazarlama faaliyetlerinin dış kaynak kullanımı (outsourcing) şeklinde yapıldığı durumlarda dahi otel müdürünün bahsedilen görev ve sorumluluklarını terk etme şansı yoktur.

Genellikle yanlış bir kullanımla birbirlerini ikame ediyor gibi görünen ama sorumluluk ve işleyiş bakımından farklı alanlara hitap eden finans ve muhasebe birimleri otel işletmelerinde genellikle aynı çatı altında görev yapmaktadırlar. Otel müdürünün bu birime karşı en temel görevi bütçe ve tahminleme (forecast) sürecinin takip edilmesi, uygulanması ve kontrol edilmesidir. Otel müdürü bunu koordine etme, rapor hazırlama ve hazırlanan raporları analiz etme yetisi ile sağlar. Bunların yanı sıra bizzat gündelik işleyiş ve organizasyona dahil olarak gelir& gider, para akışı süreçlerini denetim ve iç kontrol faaliyetleriyle kontrol eder. Ayrıca nakit akış sürecini de kontrol ederek ödemeler dengesi gözetir. Dolayısıyla bir otel müdürü gerektiğinde toplu ürün alımı yaptırarak pazarlık gücünü arttırabilir veya gerek gördüğünde toplu ödeme gününü öteleyerek finansal avantaj yaratabilir; vergi ve yasal mevzuatı inceleyerek teşviklerden faydalanabilir ve yasal düzenlemelere uyumluluğu kontrol ederek otelin cezai risk altına girmesine engel olabilir. 

Öte yandan yasal sorumluluklar noktasında bir otel müdürü insan kaynağı yönetimi departmanını da kontrol edebilir zira en az muhasebe departmanı kadar bu departman da çalışan-işyeri-yasal otorite iş birliğinin sağlanması ve mevzuata uygunluk konusunda sorumluluk sahibidir. Ayrıca çalışan ve işveren arasındaki iletişimin sağlanması, çalışan motivasyonu ve sadakatinin arttırılması noktasında da otel müdürü birinci dereceden sorumluluk sahibidir. 

Odalar bölümü ise bir otel müdürünün yiyecek& içecek departmanı ile operasyonel faaliyetlere en çok dahil olduğu bölümlerden birisidir. Otel müdürü bu departmanlara hem misafir ile iletişim kurarak temsiliyet noktasında hem de çalışanların koordinasyonu konusunda ön planda destek olabilir. Temsiliyet noktasında, misafir şikayetleri ile ilgilenebilir, gerek görüldüğünde misafir önceliği belirleyebilir ve karşılama& eşlik etme görevini üstlenebilir. Arka planda ise çoğunlukla operasyonel deneyime sahip olan departman yöneticilerinin maliyet yönetimi, raporlama ve bütçe kontrolü gibi geliştirilmeye açık alanlarda oluşacak destek ihtiyacını giderebilir. Bu, görev önceliklerinin bizzat otel müdürü tarafından belirlenmesi ve bu tür konularda doğrudan söz sahibi olunması ile de sonuçlanabilir. 

Teknik hizmetler ve güvenlik departmanlarına karşı ise bir otel müdürünün sorumluluğu öncelikli olarak çalışan güvenliğini sağlama ve gerekli önlemleri alma noktasında başlar. Sonrasında ise her iki departmanda da 7/24 esaslı çalışma düzeninin kontrolü (her vardiyada en az bir kişinin bulunması) ve departmanların ihtiyaç duyduğu gereç ve demirbaşların onayı ve bütçesel uygunluğu konusunda sorumluluk sahibidir. Ayrıca bina ve demirbaşların genel kondisyonunun iyi durumda tutulmasına yönelik tamir& bakım kontrollerinin yapılmasının temini noktasında da teknik hizmetler müdürü kadar sorumluluk sahibidir. 

Bütün bu görev ve sorumluluklar incelendiğinde otel müdürünün sadece liderlik ve idare etme gibi yönetim yeteneklerine değil, aynı zamanda geniş bir yelpazeye yayılmış teknik becerilere de sahip olması gerektiği ortaya çıkar. Dolayısıyla otel müdürünün birden çok alanı yönetmeye yönelik tecrübe sahibi olması gerekir. Bunun da çok kısa sürelerde sağlanması mümkün değildir. Bundan dolayı otel müdürlerinin kariyer gelişimi bakımından uzun soluklu kariyer çizgileri olmakta ve onlar- bu durumun sağladığı bir avantaj olarak- kariyer planlamalarını çoğunlukla kendileri yönetmektedirler. Sene bazında ise, 1996 yılında yapılan bir çalışmada bir çalışanın otel müdürü olabilmesi için kariyerde ortalama 11,19 yıl geçirmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.