Paket turun uygulama safhasının başlangıç noktasını tur planlaması, maliyet ve fiyatlandırma hesapları oluşturmaktadır. Tur operatörünün ilgili tedarikçilerle yapacağı görüşmeler ve sonuçlandıracağı sözleşmeler ile uygulama safhası başlamaktadır. Aralarındaki ticari görüşmeler, tarafların büyüklüğüne ve pazarlık güçlerine göre değişmektedir. Tedarikçilerle yapılacak pazarlıklarda tatmin edici bir fiyat-kalite oranı sağlanarak rekabetçi ürün elde etmek esas hedeftir. Tur operatörünün hedef pazardaki imajı tedarikçilerle yaptığı antlaşmalara bağlıdır. Tur operatörü kendi ülkesi içerisinde karşılayıcı veya yabancı bir ülkede gönderici olarak konaklama başta olmak üzere diğer organizasyonları kendi yapabileceği gibi destinasyonda faaliyet gösteren karşılayıcı (incoming) hizmeti sağlayan bir acentaya verebilmektedir.

Karşılayıcı acenta, müşterilerin havalimanlarında karşılanmaları, otele transferleri, otellerle olan tüm işlemleri, turları ve yeme-içme gibi hizmetlerini gönderici (outgoing) tur operatörü namına üstlenmektedir. Tur operatörü ile tedarikçiler arasındaki görüşmeler her iki tarafın karşılıklı yararlarına olmalıdır. Birbirlerini ezici antlaşmalar değil, birbirlerini tamamlayıcı görüşmeler eşit rekabet şartları içerisinde olmalıdır.

Tur operatörü ile karşılayıcı acenta arasındaki ilişki karşılıklı güvene dayansa da tur bedellerinin zamanında tahsil edilmesi garanti altına alınmalıdır. Paket turlara katılan müşterilerin yoğunluğu sonucunda otellerin doluluk oranları artmaktadır. Bu nedenle otel yöneticileri tur operatörleriyle yakın ilişki içerisinde olmak mecburiyetindedirler. Tur operatörleri çalıştıkları otellerin reklamını yapmakta, ülke dışında duyulmasına, yeni müşteriler sağlamasına katkıda bulunmakta ve otelin pazarlanmasına dolaylı olarak yardımcı olmaktadırlar.

Paket turun hazırlanması safhasında en önemli konulardan biri tedarikçilerle yapılacak görüşmeler ve antlaşma sağlandıktan sonra sözleşmenin (kontrat) karşılıklı imzalanmasıdır. Havayolu ve konaklama sözleşmeleri paket turların omurgasını teşkil etmektedir.

Paket tur organize eden tur operatörleri öncelikle katılımcıları destinasyona nasıl götürecekleri konusundaki çalışmalarını tamamlamalıdırlar. Ulaşım havayolu, demiryolu, denizyolu veya karayolu şekliyle yapılabilmektedir. Günümüzde en etkin olan ulaşım şekli havayoludur. Havayolu işletmeleri operasyon şekilleri açısından üçe ayrılır: Tarifeli havayolları, düşük maliyetli havayolları ve kiralık (charter) taşıyıcılardır. Bu işletmelerin üç operasyon türüne göre de tur maliyet hesapları değişmektedir. Buna göre durum değerlendirmesi yapılır. Tur operatörleri sezona ve tura katılım oranına göre üç havayolu operasyon şeklinden de faydalanabilirler. Tur operatörü maksimum kâr sağlayabilmek için kiraladığı uçağın tüm koltuklarını satmak arzusundadır. Tabii tur operatörü paket hazırlarken sadece ulaşım değil aynı zamanda konaklama, transfer ve diğer maliyetlerini de hesaba katarak toplam maliyeti çıkaracak ve sonunda kâr edebilmek için üzerine kâr marjı ilave edecektir. Ayrıca son dakika satışları için paket fiyatları daha da aşağı çekilebilmektedir.

Tur operatörlerinin dönemsel olarak otellerle yaptıkları sözleşmeler temel olarak üç türlüdür. Dolu-boş esasına göre tur operatörü belli sayıdaki odayı tahsis (blokaj) etmekte ve otel ödemeyi garanti altına almaktadır. Fakat satılmayan odalardan sorumlu değildir. En çok uygulanan yol “release date” (no-show olmadan iptal) ile kontenjan oda tahsisi şeklindedir. Tur operatörü bu odaları dolduramazsa bir bedel ödememekte ve otel, odaları başka müşterilere satmaktadır. Amaca özel (ad hoc base) olup sor-sat şeklindedir. Tur operatörü müşterinin talep ettiği oda sayısı kadar otelden oda talep etmektedir. Bu üç türün dışında ön ödemeli, ciro, oda sayısı, komisyon, geceleme, kredili, geri ödemeli bazlı, in-house, serbest satış, tek yetkilik ve uçuş destekli sözleşmeler de vardır.

Tur operatörü ile otel arasındaki antlaşma dahilinde konaklama gerçekleştikten sonra otelci vouchers ile birlikte faturaları göndermektedir (varsa tur operatörünün komisyonunu düşerek). Faturaların gönderiminden itibaren kaç gün içerisinde ödemenin yapılacağı taraflar arasında önceden yapılmış sözleşmede belirtilmektedir. Yaygın olan ödeme süresi, müşterinin ayrılış tarihinden itibaren 15 veya 30 gündür.

Bazen konaklama tesisleri müşteri otele gelmeden ödemenin yapılmasını veya bir avans ödenmesini isteyebilmektedirler. Avans veya kapora ödemeleri faturadan düşülmektedir. Tur operatörü söz verdiği sayıdaki müşteriyi gönderemez ise avans iade edilmez. Otelcilikte avans veya kaparo miktarları, her müşteri için en az üç gece konaklama ücreti veya bir geceleme ücreti olarak uygulanmaktadır.

Gerek uluslararası gerekse de ulusal paket turlarda, tur operatörlerinin şart ve koşulları belirlenmiştir. Paket turun şart ve koşulları, turun başlangıcından bitimine kadar olan süreçleri yazılı metinlerde yer almaktadır. Paket turu satın alacak acenta veya müşterinin önceden şart ve koşulları dikkatli bir şekilde okuması, arzu ettiği soruları tur yetkilisine sorması ve zihninde hiçbir şüphe kalmadıktan sonra kararını vermesi gereklidir.

Yurtdışı çıkışlarda, diğer bir ifadeyle gönderici (outgoing yapan) acentaların yaptıkları paket tur ile ilgili müşterinin bilmesi gereken şartlar genel olarak şu şekildedir: Fiyat garantisi, yurtdışı turlarda vize ve pasaport şartları, rezervasyon, ödeme şekli, iptal şartları, varsa çocuklar ile ilgili şartlar (child policy), gidilecek ülke veya bölgeye göre gerekiyorsa aşı yapılması, programa dâhil olan turlar, diğer bilinmesi gereken şartlar. Müşteri bu şartları seyahate çıkmadan önce bilecek ve rezervasyon formunu imzalayacaktır.

Karşılayıcı turizm (incoming) faaliyeti gösteren tur operatörü yurtdışındaki iş ortaklığı yaptığı acentaya paket tur maliyeti ve ilave olarak ödeme şekliyle beraber iptal şartlarını bildirmektedir. Kontenjan talep edildiği durumlarda farklı uygulamalar yapılmaktadır.

Seyahatin başlangıç tarihinden bir ay önce yapılan iptallerden bir kesinti yapılmamakta, tahsil edilen ücret aynen iade edilmektedir. Hareket tarihinden bir ay sonra yapılan iptallerde her geçen gün için ayrı oranlarda masraflar veya cezalar kesilmektedir. Özellikle otel işletmeleri, rezervasyon yapıldığı halde hiçbir mazeret beyan etmeden doldurulmayan odalar için no-show basarak tur operatöründen oda ücretini tahsil etme hakkını kullanabilmektedirler. no-show, rezervasyon yapıldığı halde kullanılmayan, iptal edilemeyen rezervasyonlardır. 2634 sayılı Turizmi Teşvik Kanunu ve bu kanun ile ilgili olarak Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe giren yönetmelikler, seyahat acentaları ve otel işletmeleri arasındaki konuları düzenlemektedir.

No-show dışında bazen de overbooking ile de karşılaşılmaktadır. Overbooking, bir otelin kapasitesinin üzerinde rezervasyon alması durumudur. Otelciler no-show oranlarını, iptal yüzdelerini ve geç çıkışları göz önüne alarak overbooking yapabilirler. Bunun nedeni otelde tam doluluğu sağlamaktır. Fakat tur operatörü de oda garantisi aldığından müşteri açısından istenmeyen bir durumla karşılaşılabilmektedir. Bu durumda otel tur operatörüne aynı kategoride, aynı fiyat ve konfora haiz bir başka işletmede oda bulmaktadır. Fiyat farkı olsa bile, otel işletmesi bu farkı karşılamak zorundadır. Daha sonra tur operatörüne gönderilen faturada ayrı bir ücret ilave edilemez.

Paket turların global manada ana hedefi ülkeye daha fazla turist getirmektir. Uygulama safhasından sonra hizmetlerin nasıl verildiğine dair turistlere dağıtılması gereken müşteri memnuniyeti anket formunda yer alan maddeler dikkatle takip edilmelidir. Anket çalışmaları sonucunda müşteri bağlılığı, tekrar tercih edilme gibi çok önemli başlıklar tur operatörünün başarılı olup olmadığını gösterecektir.