Paket turun önemli bir özelliği, tur operatörü risk faktörünü üstlenerek pazarın talep ve beklentileri doğrultusunda destinasyona yönelik ürün birleşimlerini bir araya getirerek, fiyatın ve gidiş-dönüş tarihinin belli bir plan dâhilinde önceden belirlenmesidir. Bu belirlenme aşaması paket tur planlaması olarak ifade edilmektedir. Ayrıca paket tur hazırlayıcıları karşılaştıkları deneyimleri de dikkate almaktadırlar.

Turlar amaçlarına göre dinlenme, doğa, kültür, dini, ekolojik, macera, spor, insentif, kongre vb. olarak organize edilmektedir. Tur operatörleri; talep tahmini yaparak her paket tur için potansiyel turist sayısını belirlemek, operasyon dönemi boyunca katılımcı sayısının tur hareketlerine göre günlük, haftalık ve aylık olarak tahminini yapmak, operasyon süresi boyunca fiyat ve talep dalgalanmalarına uygun olarak ulaştırma, konaklama ve diğer rezervasyonları yapmak, hizmetleri müşteriler tarafından satın alınmadan aylar önce rezervasyonlar için ön ödeme yapmak gibi işleri yürütmektedirler. Paket turların fiyatlandırılması sabit ve değişken maliyet hesaplarına göre belirlenmekte olup, standart değildir. Konaklama standartları ve süreleri farklılık göstermektedir. Tur operatörleri ürettikleri paket ürünleri tanıtmak için online, katalog, reklam ve broşür masrafı yapmaktadırlar. Aynı zamanda, risk üstlendiklerinden yüksek bir işletme sermayesine ihtiyaç duymaktadırlar.

Paket Turun Hazırlanmasında Pazar Araştırması

a) Destinasyon araştırması: Nihai tüketicilerle ilgili olarak ülkenin ekonomik yapısı, kişi başına düşen milli gelir, para biriminin milli parayla olan ilişkisi, arz kapasitesi, sosyo-ekonomik durumu, coğrafi, kültürel özellikleri, konaklama tesislerinin yeterliliği, altyapı, sağlık ve ulaşım imkânları araştırılmaktadır.

b) Talep araştırması: Belirli bir turizm yöresine karar verilmeden önce üretilecek paket tur için talep olup olmadığı araştırılmaktadır. Gerçek (fiili) talep ve potansiyel talep dikkate alınmakta ve planlanan ürün için iş hacmi öngörüsü yapılmaktadır.

c) Müşteri araştırması: Müşteri profili belirlenmektedir. Tüketicinin alım gücü öncelikle göz önüne alınmaktadır. Hedeflenen tüketicinin yaşadığı coğrafi bölgede pazar tahmini yapılmaktadır. Yaş grupları, davranışları, tercihleri, ilgilenilen aktiviteler, uygun seyahat tarihleri, konaklama standartları vb. özellikler dikkate alınmaktadır.

d) Rakip araştırması: Rakip firmaların hangi destinasyonlarda faaliyet gösterdikleri belirlenmektedir. Aynı destinasyonda faaliyet gösterilecekse daha iyi fiyat ve hizmet sunabilme imkânlarının araştırılması gerekmektedir. Ayrıca ulusal ve uluslararası sunulan paket tur fiyatlarının incelenmesi de bu araştırmaya dahildir.

e) Ürün araştırması: Oteller, havayolları, restoranlar, turlar gibi ürün bileşenlerinin araştırılması yapılmaktadır. Paydaş seçiminde tek yetkilik veya ayrıcalıklı (exclusive) fiyatlara sahip olma tercih nedenidir.

f) Satış araştırması: Satışın ne seviyede olacağı belirlenmeye çalışılmaktadır. Satışta artırım veya indirime gidilip gidilmeyeceği belirlenmektedir.

g) Dağıtım araştırması: Paket turların pazarda nasıl ve hangi yolla dağıtılacağı belirlenmektedir. Dağıtım zincirinin kararlaştırılması, tur operatörü veya perakende seyahat acentalarının seçimi bu aşamaya dahildir.

h) Promosyon araştırması: Tanıtımın B2B veya B2C olarak nasıl yapılacağı, reklam faaliyetleri, nihai tüketicilere hangi medya kanalıyla ulaşılacağı gibi kararlar alınmaktadır.

i) Araştırma metotlarında etkinlik: “Tüm arzu edilen istihbarata kolaylıkla erişilebiliyor mu? Yoksa sürekli olarak değişen pazarda araştırma metodlarında düzeltmelere gidilmesi gerekiyor mu?” gibi sorulara yanıt bulunması gerekmektedir.

Paket tur, belirli bir tatil hizmetinin tur operatörü ya da seyahat acentası tarafından ulaştırma, konaklama ve ilgili tüm hizmetleri içerecek şekilde tasarlanılarak tek bir fiyattan pazara sunulması prensibine dayanmaktadır. Tur operatörleri, macera, gemi, sosyal ve kültürel turlar, dinlenme, spor, dini ziyaret vb. amaçlı çok farklı paket turları geliştirmektedirler. Komple paket turlar tek bir fiyat karşılığında seyahat, konaklama, yiyecek ve diğer yerel geziler gibi önceden belirlenmiş bazı hizmetleri içerirken, kısmi paket turlar seyahat, konaklama, yiyecek ve diğer hizmetlerden yalnızca bazılarını içerebilir. Paket turlar, ilk kez, 1841 yılında Thomas Cook tarafından İngiltere’de satışa sunulmuştur. Tur operatörleri, müşteri kararlarının nasıl verildiğini araştırmakta ve en uygun alternatifleri sunmaya gayret etmektedirler. Yapılan araştırmalar, müşterilerin sadece en düşük fiyatı değil ancak ihtiyaç ve isteklerini de karşılayan en uygun fiyatlı opsiyonu seçmek istediklerini göstermektedir. Bunu başarabilmek için sunulacak paket turların etkin bir araştırma sonrası oluşturulması gerekir. Bu şekilde müşteriler, olası finansal, fiziksel, sosyal, memnuniyet, zaman, psikolojik vb. risklerden de korunmuş olurlar.

Paket tur araştırması, paket turun oluşturma, planlama, maliyetlendirme ve fiyatlandırma aşamalarında gerekli olan araştırmalardır. Öncelikle paket turlar, turun başlangıcından en az on sekiz ay önce üç temel aşama ile araştırılmaya başlanır. Bunlar tasarım aşaması, operasyon aşaması ve denetim aşamasıdır. Tasarım aşamasında mevcut durum analizi yapılarak, tur operatörü ya da seyahat acentası, mevcut durumu analiz ederek, sahip olduğu kaynaklar, müşteri talepleri, rakip analizi gibi konuları, birincil ve ikincil kaynaklar aracılığıyla araştırır. Birincil kaynaklar, müşteriler, deneyimli rehberler, işbirliği yapılan konaklama ve yiyecek içecek işletmeleri yetkilileri, acenta yetkilileri vb. olabilir. İkincil veri kaynakları ise sektör dergileri, internet kaynakları, dernek, birlik yayınları vb. kaynaklardır. Ayrıca, bu araştırma tur operatörü tarafından yapılabileceği gibi, pazar araştırması konusunda uzman olan başka bir kuruluşa da yaptırılabilir. Bu araştırma sonucunda, turistik talep analizi, rakip işletmelerin pazardaki konumu, dağıtım kanalları ile geçmiş ve potansiyel müşterilerinin analizi hakkında detaylı bilgi elde edilir. Mevcut durum analizi esnasında müşteri araştırması da detaylı bir şekilde yapılır. Müşterilerin ilgileri, sosyal statüleri, yaş grupları, aile yapıları, satın alma güçleri araştırılır. Mevcut durum analizi araştırması sonrasında alternatif paket tur ürünleri ortaya konur. Alternatif paket tur ürünleri için, her alternatif içinde yer alacak turistik çekicilikler, maliyet ve fiyat, ulaşılabilirlik, konaklama hizmetleri, güvenlik, çevre şartları, destinasyon imajı, ekonomik ve sosyal durum, altyapı, sağlık koşulları ve diğer ilgili faktörler araştırılarak rapor edilir. Tur operatörünün aynı destinasyondaki önceki tecrübeleri de farklı paket turlar için veri sağlayabilir. Tüm hazırlık ve araştırmalar sonucunda uygulanmasına karar verilen paket turlar için rehber gerekiyorsa rehber araştırması, alternatif konaklama unsurları ile görüşmeler ve anlaşma yapılma aşaması ise bir sonraki adımdır. Garantili kontenjan ve garantisiz kontenjan gibi konular da araştırmanın içinde yer alan alt başlıklardır. Yerel seyahat acentesi ile in-coming hizmetlerinin yürütülmesi için sözleşme yapılması gerekebilir. Bu durumda yerel seyahat acentasının araştırılması da gerekir. Kullanılacak araç alternatifleri, şoför maliyetleri de yine yapılacak araştırma sonucu belirlenir. Charter ulaşımı ya da uçak ulaşımı söz konusu olabilir. Ayrıca, paket tur maliyetini oluşturan, ulaşım, konaklama, yeme-içme, müze ve ören yeri giriş ücretleri, rehberlik hizmeti, tur malzemeleri, broşür-kataloglar, tur tanıtım ve haberleşme ve ekstra giderler gibi sabit ve değişken maliyetler titizlikle araştırılır. Bu maliyetlere, işletme maliyetleri de eklenir. Sonraki aşama ise fiyatlandırmadır. Bu aşamada firmanın finans ve muhasebe yetkilileri de araştırmaya destek verebilir. Fiyatlandırma sonrasında ise paket turun dağıtım ve tutundurma yani tanıtımının hangi şekilde olacağı konularında araştırmalar yapılır. Paket tur bir tur operatörü tarafından tasarlanmışsa, hangi seyahat acentaları tarafından hangi şartlarla satışa sunulacağı ve hangi kanallar aracılığı ile tanıtılacağı araştırılır. Bu aşamada piyasada bulunan önceden çalışılan ya da çalışılmayan ancak tasarlanan paket tura uygun hizmet verebilecek ve doğru tanıtımın yapılmasına katkı sağlayacak seyahat acentaları yine birincil ve ikincil kaynaklar aracılığı ile araştırılır.