Arama Konferansı dünyada 40 yılı aşkın süredir kullanılmaktadır. Fred Emery ve Eric Trist, 1959’da Büyük Britanya’daki iki uçak motoru üreticisini bir çatı altında birleştirmek için ilk Arama Konferansı’nı gerçekleştirmişlerdir. Fred ve Merrelyn Emery, o zamandan beri yöntemi araştırmaya ve geliştirmeye devam ettiler ve Arama Konferansları, son yıllarda ABD’de iş dünyası, çeşitli topluluklar ve hükümetteki başarılı uygulamalarla yaygın hâle geldi. Arama Konferansı, kamu ya da özel herhangi bir sektörde yeni politikalar stratejiler belirlemeye uygun bir etkinliktir. Zor sosyal çatışmalarda ortak bir zemin bulmak için; insan toplulukları, kuruluşlar veya endüstrileri geliştirmek veya yeniden düzenlemek için, ortak bir amaç etrafında bir araya gelen ve arzu edilen bir gelecek arayan herhangi bir sistemin gerçekçi bir mecraya oturtulması için kullanışlı bir araçtır. Toplantı için katılımcı sayısı 20 ile 40 kişi arasında değişir. Katılımcılar, toplantının ana temasını oluşturan alanda bizzat çalışmış, belli bir deneyim sahibi karar vericiler ve bilgi birikimi olan kişilerden oluşmaktadır. Toplantıda aranan şey katılımcıların üzerinde hemfikir oldukları ortak düşüncelerdir. Katılımcıların birbirleriyle olan etkileşimleri sonucu geliştirecekleri ortak akıl, arama toplantısının her aşamasında aranmakta ve bulunmaktadır. Geleneksel konferans düzeninde, konuyla ilgili bir veya birkaç uzman konferans salonunda belirli konuları dinleyenlere aktarmaktadır. Konferans sonunda soru-cevap seansı yapılmaktadır. Ortak Akıl Arama toplantılarında ise, tam tersine, katılanların tamamının bir düzen içinde konuşarak ve tartışarak ortak bir sonuca ulaşmasını temin etmek esastır. Arama toplantılarında, doğrudan iletişimleri bulunmayan konuyla ilgili uzmanların bir araya getirilmesi ve katılımlı bir tasarım ve problem çözme sürecine sokulması söz konusudur. Etkinlikler, önce büyük grupla, daha sonraki aşamada, küçük gruplara bölünerek, hiçbir katılımcıyı açıkta bırakmayacak şekilde planlanarak ve organik bir şekilde, toplantı bitinceye kadar sürmektedir. Toplantıyı yönetmek ve sonuca götürmek üzere deneyimli bir grup yönlendiricisi (Moderatör) bulunmaktadır. Moderatör, tartışmanın içeriğine karışmaz ve konu ile ilgili özel uzman olmasına gerek yoktur. Moderatörün işlevi amaç ve hedefleri, sürece ve zamana göre düzgün olarak yönetmektir. Yöntemin doğru uygulanmasından ve istenilen sonuçların elde edilmesinden sorumludur. Moderatörün çalışılacak konu hakkında teknik uzmanlığının bulunması şart değildir. Moderatör çalışma esnasında konu hakkındaki kişisel fikirlerini beyan etmez, sadece alan uzmanlarının katkılarını derlemekten sorumludur. Yöntemi bilmesi ve uygulayabilir nitelikte olması yeterlidir. Toplantı esnasında, verilerin anında kaydedilmesi ve çıktıların doküman haline getirilmesi işleminde moderatöre bir veya birkaç raportör yardımcı olmalıdır. Türkiye’de Sisma Ortak Akıl Arama Toplantısı yöntemi olarak da bilinen toplantılarda; iş analizi, meslek analizi, meslek standardı, mesleki yeterlilikler, işlem ve görev analizi, süreç analizi, ortak akıl arama toplantısı, sorun analizi, stratejik planlama, beyin fırtınası, mesleki belgelendirme, müfredat geliştirme gibi çalışmalar kısa sürede ve en etkin biçimde yapılmaktadır. Yöntem, halihazırda iş, meslek ve süreç analizleri; iş başında gözlem yapılması, çalışanlarla mülakat yapılması, anket uygulanması, masa başı araştırması, akademik uzman görüşü alınması, literatür taraması gibi yöntemlerin biri veya birkaçıyla desteklenerek kullanılmaktadır.

Stratejik planlama ve ortak akıl arama toplantılarında kurum personeli ve kurumun paydaşlarının katılımıyla yapılan toplantı, çalıştay, anket, mülakat gibi yöntemlerin biri veya birkaçı birlikte kullanılmaktadır.

İşlenecek konuyla da bağlantısı olmakla birlikte, yöntemin sağlıklı uygulanması için molalarla birlikte 16 saatlik bir çalışma süresi yeterli olmaktadır. Moderatör ve alan uzmanlarının toplantı yerinden ayrılmaksızın en az iki tam gün çalışmaya katılması gerekmektedir. Çalışma konusunun üç tam gün gerektirdiği durumlar olmakla beraber, herhangi bir çalışmanın üç tam günden fazla sürmesi alışık olunmayan bir durumdur.

Çalışma salonunda bulunması gereken asgari araç gereç ve sarf malzemeleri şunlardır: Katılımcı sayısıyla uyumlu sandalye ve masa, dizüstü bilgisayar, not defteri, kalem, mikrofon, yazıcı, flipchart kağıdı, yapışkan sakız, beyaz tahta, tahta kalemi ve silgisi.