Belirli amaçlar doğrultusunda birden fazla insanın bir araya gelmesi, Türk Dil Kurumu’na göre toplantı olarak tanımlanmaktadır. Toplantılar pek çok biçimde olur, büyüklük ve amaç bakımından çok büyük farklılıklar gösterir. Herhangi bir konu hakkında problemleri belirlemek, çözüm önerileri sunmak, görüş alışverişinde bulunmak ve sonunda bir karar alıp raporlaştırmak, toplantıların fonksiyonları olarak belirtilmektedir. Bu fonksiyonları gerçekleştirmek için de farklı toplantı türleri bulunmaktadır. Toplantı şemsiyesinin altındaki bir tür de konferanstır.

Konferans; insanların önceden belirlenmiş bir gündem konusu üzerinde karşılıklı olarak bilgi ve görüş alıp verdikleri 50 ya da daha fazla katılımcının yüz yüze veya online olarak bir araya geldikleri resmi toplantılar olarak tanımlanmaktadır.

Konferanslar, hem ulusal hem de uluslararası olarak düzenlenir. Ulusal konferanslara genellikle etkinliğe ev sahipliği yapan ülkede yaşayan insanlar katılırken, uluslararası konferanslar dünyanın her yerinden ziyaretçileri çekebilir.

Hemen hemen her alanda (akademik, sağlık, ticaret vb.) konferanslar düzenlenir ve bu konferanslara katılan kişi veya gruplar amaca göre farklılaşır. Örneğin akademik konferansta, araştırma bulgularının sunulduğu veya bir çalıştayın yürütüldüğü bilim insanları veya akademisyenler bir araya gelir. İş konferanslarında, işletme ile ilgili yeni eğilimleri ve fırsatları tartışmak için aynı şirkette çalışanlar ve yöneticiler bir araya gelir. Daha büyük ölçekte bir ticaret konferansında ise iş insanları, sektörde ağ kuran satıcılar ve halktan insanlar katılır. Her ne amaçla olursa olsun bir konferansta, yenilikçi fikirler ortaya atılır, uzmanlar arasında yeni bilgiler paylaşılır ve araştırmacılar fikirlerini ve verilerini görsel bir formatta sunar.

Çoğu konferansın açılış konuşmasını yapacak bir veya daha fazla açılış konuşmacısı vardır. Bunlar akademik ve ticari konferanslarda yaygındır. Seçilen konuşmacılar, ilgili alandaki seçkin kişilerdir ve onların varlığı, konferansa daha fazla insanı çekmeyi amaçlamaktadır.

Bir konferansın sorunsuz bir şekilde yürütülmesi için, çok önceden titiz bir planlama yapılmalıdır. Konferansın tüm önemli yönleri ele alınmalıdır, bu nedenle bir kontrol listesi tutmak gerekir. Konferansın amacı ve hedefi öncelikli olarak belirlenmelidir. Bu amaç ve hedef doğrultusunda bir komite kurulmalı ve üyelerine görev dağılımı yapılmalıdır (web-site tasarımı, davetli konuşmacıların belirlenmesi, davetiyelerin hazırlanması, mekân seçimi, ikramlar, katılımcı kayıtlarının alınması, konaklama-ulaşım vb.). Konferans için bir bütçe oluşturulması gerekir. Konferansın tarihi, saati ve yeri belirlendikten sonra, sunum yapanların, katılımcıların ve özel müşterilerin belirlenmesi gerekir. Kayıt formları gönderilmeli ve yanıtlar geldikçe, onaylanan katılımcı sayısını almak için kaydedilmelidir. Bu, açılış konuşmacısı ve özel müşteriler gibi önemli katılımcılar için uçuş rezervasyonları, konaklama ve araç teslim alma gibi konferans için lojistikle ilgilenmek için gereklidir. Konferansın temasına göre davetler, ajandalar ve broşürler tasarlanmalıdır. Görsel ve işitsel ekipmanlar ayarlanmalıdır. Konferans sonrasında ise konferansın başarısının değerlendirilmesi için konferans hazırlayan ekip ile bir toplantı düzenlenmelidir.

Katılımcıların iş amaçlı seyahat ettikleri, ulaşım, konaklama ve yiyecek-içecek işletmelerini kullanmaları, boş zaman etkinliklerine katılmaları gibi konular ele alındığında konferansların turizm faaliyeti ile ilgili olduğu kaçınılmaz bir gerçektir. Ev sahibi destinasyonlar için ekonomik fayda sağlayan iki ila dört gün arasında süren konferanslar, turizm endüstrisi için önemlidir.