XVI. yüzyılda işyeri, çalışmak için bir araya gelinen yer anlamlarını taşıyan workshop kelimesi; 1937 yılından itibaren, sadece bir mekanı tanımlamaktan çıkarılır ve çalışmak için bir araya gelme durumunu tanımlamak için de kullanılmaktadır. Workshop kavramının, Türkçe’ye çalıştay olarak geçişi; çalış- fiilinin, kurultay kelimesinden benzeştirilmesi (analoji) ile gerçekleşir ve ilk kez bir ulusal gazete makalesi içerisinde 1998 yılında kullanıldı.

Çalıştayların planlanması, konunun ya da işin belirlenmesi ile başlar. Çalıştay organizasyonu için belirlenen amaç doğrultusunda katılımcı profili çıkarılır ve gerekli iletişim ağı kurulur. Toplantının yeri, süresi, araçları, olanakları gibi ana kriterlerin belirlenmesi ve finansal kaynakların yaratılması gerekir. Gerçekleştirilecek çalıştayda koordinasyonun sağlanması için yapılması gereken iş bölümü; çalıştaydan önce ya da çalıştay süresi içerisinde planlanabilir. Danışman, editör, koordinatör, organizatör, araştırmacı, dinleyici gibi görevlendirmelere sahip bilim insanları; çalıştayların katılımcılarıdır. Günümüzde gelişen teknoloji sayesinde bahsi geçen katılımcılar çalıştaylara çeşitli interaktif uygulamalar ile uzaktan katılım sağlayabilmektedir.

Çalıştayların özel amaçları dışında genel hedefi; ortaya bir ürün, fikir, performans, çözüm ya da eser çıkarmadan önce en doğru hazırlığı yapmaktır. Ancak elde edilecek son ürünün; çıkarılıp çıkarılamayacağı, kaç çalıştay sonrası çıkarılacağı ya da istenilen düzeyde olup olmadığı gibi değerlendirmeler; planlama aşamasında kesin çizgilerle belirlenmesi zor durumlardır. Bu durumlar çalıştayların; örgüt ve beyin fırtınası kavramlarıyla doğrudan ilişkisinin bir sonucu olarak, üstün bilim otoritesi karşısındaki değiştirme gücünün temel örneğidir.

Tarihte çalıştayların günümüzdeki anlamıyla; yeni icatlar, gerçekler ve çözümler üretmenin ilk basamağı olarak görülmeye ve dini ya da politik baskılardan kurtularak devletler tarafından desteklenmeye başlanması; Lincean Academy Rome (1603), Royal Academy London (1660), Academy of Sciences Paris (1666) isimleriyle kurulan akademilerde gerçekleşmiştir. Tarihsel gelişimi açısından çalıştay kavramı, Platon’un kendi ideal politik düzenini kurguladığı Atlantis Adası’nın hikayesini Yeni Atlantis ismiyle kurgularken; Platon’un vizyonunu aşmayı hedefleyen Francis Bacon için, daha fazla görüşe ulaşmanın iki temel yolundan birincisi olarak ele alınmıştır. Galileo tarafından çalıştay kavramı; bilim insanlarının ilahiyatçılara karşı verdiği mücadelede bir örgütlenme aracı olarak görülmüştür. Descartes tarafından çalıştay, düşünme eyleminin, sesli ve birlikte yapıldığı zaman gerçeklik algısını bozabilme riski olduğu iddiasına rağmen; içten ve tek başına düşünmeye göre çok daha etkileyici sonuçlara ulaştıran bir yolu olarak tanımlanmıştır. Giambattista Vico tarafından çalıştay, karanlık yönüyle ele alınarak, toplumu manipüle etme işlevi ile birlikte düşünülmüştür. Mustafa Kemal Atatürk açısından çalıştay kavramı; hem milli bir kurtuluş mücadelesi başlatmak hem de bilim temellerine oturtulmaya çalışılan yeni bir devlet kurmak için eşsiz bir araç olarak değerlendirilmiştir.

Günümüzde çalıştayların, ağırlıklı olarak otellerin toplantı salonlarında gerçekleştirilmesi ve Dünya’nın farklı noktalarından gelen katılımcıların, konaklama, yeme-içme ve kültürel öğrenme gereksinimlerini karşılarken, birliktelik ve toplu hareket etme kavramlarıyla ilişkilendiren organizasyon yapısı; disiplinler arası bir tutumla ele alınan turizm kavramının geliştirilmesini sağlayan çoklu düşünme ortamına tam uygunluk gösterir ve başlı başına turistik birer faaliyet sayılan bilimsel toplantılar olarak tanımlanmalarına yol açmaktadır.