Kongreler, turizm pazarında önemi günden güne anlaşılan ve destinasyonların turizmden elde ettiği gelirleri artırmasına katkı sağlayan önemli faaliyetlerinden olup turizmin en hızlı büyüme gösteren alanlarından biri olarak kabul edilmektedir. Ekonomik katkılarının yanında sosyal, kültürel, çevresel olumlulukları beraberinde getiren, destinasyon imajını doğrudan etkileyen önemli turizm faaliyetleridir. Tarih boyunca insanlar spor, din ya da politik nedenlerle toplantı, sergi ve konferanslara katılmışlardır. Zamanla şehirlerin bölgesel merkezler haline gelmesi ile, bu tür faaliyetlerin büyüklüğü ve sıklığı artmış ve çeşitli gruplar ve dernekler düzenli ve profesyonel etkinlikler düzenlemeye başlamışlardır.

Toplantı ve kongreler için belirli destinasyonlara seyahat gerçekleştiren ve gittikleri yerlerdeki turistik ürünlerden yararlanan tüketiciler daha uzun süreli konaklama yapma, daha fazla para harcama, otel ve restoranlar dışında da turistik ürün satın alma ve farklı turistik cazibeleri ziyaret etme eğilimindedirler.  Özellikle turizmin en önemli sorunlarından biri olan ve nitelikli iş gücünün sektörden ayrılmasına neden olan sezonsallık problemini azaltmada ya da tamamen ortadan kaldırmada kongrelerin büyük katkıları bulunmaktadır. Bu kapsamda tüm toplantı türlerini tek çatı altında toplayan MICE Turizm (toplantılar, teşvik etkinlikleri, konferanslar ve fuarlar) kavramı turizm alanyazınına girmiştir. MICE turizm “turizm piyasasında büyük bir potansiyele sahip olan ve iş turizminin büyümesi nedeniyle dünya çapında önem kazanan önemli bir niş turizm segmentidir.” Bu pazardan pay almak isteyen destinasyonlarda rekabet günden güne artmaktadır. Rekabet avantajını korumak ya da geliştirmek isteyen destinasyonlar için Kongre ve Ziyaretçi Büroları önemli örgütler olarak karşımıza çıkmaktadır.

Kongre ve toplantı organizasyonlarda pek çok turistik ürün bir araya getirilip paket halinde sunulmaktadır. Bu kapsamda Kongre ve Ziyaretçi Büroları (CVB) destinasyondaki tüm kongre organizasyon paydaşlarını bir araya getiren çatı örgüt olarak kabul edilmektedir. CVB’ lerin ilk kuruluş amacı turistlerin destinasyonda geceleme yapmalarını sağlamak için konaklama işletmelerini temsil etmekken, günümüzde kapsamları çok gelişmiştir. Kongre ve Ziyaretçi Büroları günümüzde destinasyonların tanıtımı ve pazarlanması amacıyla kurulan kar amacı gütmeyen örgütlerdir. Destinasyonların kongre turizmi potansiyellerin tanıtımı, uluslararası kongre sektöründe destinasyonların pazarlanması, pazarlama stratejilerinin belirlenmesi ve bu stratejilerin uygulanmasından sorumlu olan bu örgütler, turistik gelişimin sağlanması için ilgili tüm kurum ve kuruluşları bir araya getirmektedir. Böylece çatışma ve anlaşmazlıklar önlenmekte, sektörel gelişim hız kazanmakta ve uluslararası kongre pazarında destinasyonların iş potansiyelleri artmaktadır. CVB’lerin sektördeki en önemli rolleri paydaşlarla başarılı bir iletişim kurmak ve teori ve pratiği başarılı şekilde birleştirip sektörel gelişim için bu bilgileri uygulamaktır. Kongre ve Ziyaretçi Bürolarının işleyişleri destinasyonlara göre farklılık göstermektedir. Bunun nedeni her destinasyonun turizm politikasının, yasal uygulamaların ve sektörel dinamiklerin birbirinden farklı olmasıdır.

Kar amacı gütmeyen bir destinasyon tanıtım ve pazarlama organizasyonu olarak tanımlanan kongre ve ziyaretçi bürolarının ilk örnekleri 1800’lü yılların sonunda, kongre ve toplantıların ekonomik bakımdan katma değer sağlaması sonucu ortaya çıktı.

Temel işlevleri olarak, bir şehir veya bölgede kongre, toplantı ve seminer gibi etkinlikleri düzenlemek ve gerektiği takdirde kongre turizmi ile ilgili hizmetleri talep eden gruplara sunmaktır. Bu amaçla kurulan kongre ve ziyaretçi büroları seyahat acentaları, tur operatörleri, organizasyon işletmeleri, kongre merkezleri, havayolu işletmeleri ve konaklama işletmeleri başta olmak üzere bu amaca hizmet edebilecek diğer kurum ve kuruluşlarla işbirliği içinde faaliyette bulunmaktır.

Kongre ve ziyaretçi büroları, kongre organizasyonlarının yapıldığı bölge turizm potansiyelinin tanıtımının yapılması amacı ile kurulmuş bölgesel pazarlama faaliyeti yürüten yapılanmalardır. Dünya’da yaklaşık olarak 5000’den fazla kongre ve ziyaretçi bürosu bulunmakta ve her geçen gün sayıları artmaktadır. Amaçlarına uygun kongre organizasyonları düzenlemek isteyen uluslararası kongre organizatörleri ticari amaç güden işletmeler yerine, daha çok ticari amaç gütmeden hizmet eden kongre ve ziyaretçi büroları aracılığı ile gerçekleştirmeyi tercih etmektedirler. Bu bürolar ülke, bölge veya şehirlerin tanıtım ve pazarlamasını yaparken aynı zamanda gerçekleştirilecek etkinlikleri zamansal ve mekansal bakımdan uygun şekilde organizasyonlarını sağlarlar. Bu amaçla ICCA (International Congress and Convention Association) gibi çeşitli kuruluşlara üye olan kongre ve ziyaretçi büroları sadece ulusal değil aynı zamanda uluslararası kongre pazarından da pay almaya çalışmaktadırlar. Bu gibi kuruluşlar, ulusal ya da uluslararası düzeyde düzenlenmesi planlanan kongreler ile ilgili üyelerine bilgi sunmaktadırlar.

Kongre ve ziyaretçi bürolarının temelde faaliyet amaçları aynıdır ancak, örgütsel yapılanmaları ve yönetimleri bağlı bulundukları ülke, bölge ya da şehirlerin turizm plan ve politikalarına, yasal mevzuat ve yönetmeliklerine ve sektörün sahip olduğu kapasite doğrultusunda gerçekleştirilebileceğinden dolayı işleyiş bakımından farklılık gösterebilmektedir. Bu bağlamda Kongre ve ziyaretçi bürolarının temel görevleri, kongre gerçekleştirilecek bölgelerin turizm potansiyeline uygun olarak altyapılarının geliştirilmesi için ilgili kurum ve kuruluşları bir araya getirmek, kongrenin düzenleneceği bölge ile ilgili bilgilendirmek, tanıtım ve pazarlamada aktif rol üstlenmek, kongre bölgesinin iş potansiyelini artırmaktır. Kongre sektörünün ulusal ve bölgesel anlamda ekonomilere katkısı her geçen gün artmaktadır. Kongre ve ziyaretçi büroları turizm sektöründe önemli bir konumdadırlar.

Ülke, bölge ya da şehirlerin tanıtım ve pazarlanmasında önemli kuruluş konumunda olan kongre ve ziyaretçi büroları, toplantı ve kongre sektöründeki arz ve talep dengesinin sağlanmasında önemli bir konumda yer almaktadır.

Turizm endüstrisinin farklı ilgi alanlarına sahip işletmeleri bir araya getiren multi sektörel yapısı, destinasyonların pazarlanmasında paydaş işletmeler arasında koordinasyon ve işbirliğini gerekli hâle getirmektedir. Destinasyonların turizm amaçlı tanıtım ve pazarlamasında kısmi katkı sunan sektörel anlamda hizmet veren işletmelerin temel pazarlama görevlerini, kongre ve ziyaretçi büroları veya benzeri işletmeler gerçekleştirmektedir.

Turizm sektöründeki rolleri gelişen kongre ve ziyaretçi büroları, zamanla toplantı turizmi organize etme amacını geliştirerek, turizmde daha geniş anlamda tanıtım ve pazarlama faaliyetlerini gerçekleştiren yapılara dönüşmüşlerdir. Kongre ve ziyaretçi büroları, tur operatörleri ve toplantı planlayıcıları için sağladıkları hizmetler ile hedef pazarlarını oluşturan ziyaretçilere turizm çekicilikleri, olanakları ve toplantının gerçekleştirilebilme koşulları hakkında çeşitli bilgileri sağlama, üretici işletmeler ile iletişim kurma gibi konularda destek hizmetler sağlamaktadırlar.

Kongre ve ziyaretçi büroları tanıtımını ve pazarlamasını yaptıkları şehri ziyaretçiler açısından çekici bir destinasyon haline getirmek, toplantı ve grup planlayıcıları ile birlikte çalışmak, arz ve talep tarafları adına bağımsız hareket ederek uyumsuzlukların önüne geçmek, bilgi sağlamak ve ziyaretçilerin sorularını yanıtlamak gibi rolleri yerine getirmektedirler.