Satın alma, en basit haliyle bir ürün veya hizmetin belirli bir bedel karşılığında temin edilmesidir. Alıcı ile satıcı arasında para akışı olması satın almanın doğasını oluşturmaktadır. Turizm işletmesi açısından tanımlandığında, işletmenin ihtiyaç duyduğu üretim elemanlarının arzu edilen miktar, kalite, maliyet ve zamanda işletme için tedarik edilmesidir. Bu kapsamda her işletme gibi turizm işletmesinin de ürün veya hizmet üretebilmesi için satın alma faaliyetini yerine getirmesi bir zorunluluktur. Bu nedenle, işletme bünyesinde bu faaliyetin sağlandığı bir departmanın olması, tedarik kısmının ve sürecinin daha profesyonel ilerlemesini sağlamaktadır. Buradan hareketle satın alma departmanı, turizm işletmesine gelmesi beklenen müşteri sayısı paralelinde yiyecek ve içecekler öncelikli olmak üzere misafirin ihtiyaç duyduğu diğer tüketim elemanları ile işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi için ihtiyaç duyduğu diğer malzemelerin makul fiyata ve uygun miktarda, istenilen kalite ölçütleri ve niteliklerinde, istenilen zamanda temin eden bir organizasyon yapısıdır.

Satın alma departmanının misyonunu bahsi geçen özellikler oluşturmaktadır. Bir konaklama işletmesinin satın alma departmanı, yılda ortalama 30 bin farklı ürün kalemini tedarik etme durumundadır. Bu durum karşısında, turizm işletmesi pek çok ürün veya hizmet sağlayıcı ile ilişki kurmak zorunda kalmaktadır. Satın alma departmanı bu ilişkinin devam ettiği süreçte, her bir tedarikçi ile sözleşme yapmak durumundadır. Bu süreç, bir yıl içerisinde devamlı olarak gerçekleşmekte ve satın alma işlemi bu sözleşmeler dahilinde aktifleşmektedir.

Satın alma departmanı satın alma sürecini dört aşamada gerçekleştirebilmektedir. Öncelikli aşama ürünün özelliklerinin belirlenmesi aşamasıdır. Satın alınması planlanan ürünün özellikleri, boyutu, içeriği, performansı gibi nitelikleri belirlenmekte ve yazılı hâle getirilmektedir. Sonrasında departman ürün/ürünlerin işletmeye maliyeti hakkında bir değer analizi yapmakta ve analiz doğrultusunda satın alma karar sürecinin devam edilip edilemeyeceği söz konusu olmaktadır.

İkinci aşama, tedarikçi seçimi ile ilgilidir. Tedarikçi seçiminde, tedarikçinin ihtiyaç duyulan ürün/ürünleri karşılayabilecek kapasitede olması, kalitesi, satın alma fiyatı gibi ölçütlere dikkat edilmektedir. Aynı zamanda tedarikçiye ulaşılabilirlik, tedarikçi referansları, ürün iade ve garanti şartları, güvenilirlikleri, ticari ahlaka uygun yaklaşımı, hızlı ve zamanında teslimat, firma imajı, ne kadar iskonto oranı sağlandığı, sipariş takip etmeye yönelik duruşları, ISO 9000, ISO 22000 Kalite Güvence Sistemlerine sahiplikleri gibi ölçütler dikkat edilen diğer ayrıntılardır. Dolayısıyla karar sürecinde bu ölçütler etkili olmaktadır.

Üçüncüsü, satın alma işleminin gerçekleşmesi aşamasıdır. Bu aşamada hazırlanacak sözleşme ön plana çıkmaktadır. Sözleşme, ihtiyaç ve uygulama alanına göre değişebilmektedir. Sözleşme kapsamında hangi ürünün/ürünlerin satın alınması gerektiğine karar verilmektedir. Karar sonrası, önceden ilgili birim tarafından hazırlanmış ürün nitelikleri doğrultusunda, sözleşme hükümleri ve sözleşme şekli belirlenmektedir. Sözleşmede, fiyat, hukuksal süreçler ve ödeme koşulları yer almaktadır. Bu süreçte son hali ile sözleşme tedarikçiye gönderilmektedir. Sözleşmenin tedarikçi içinde uygun olduğu koşulda, turizm işletmesi yönetimi tarafından sözleşmeyi onaylamakta ve böylelikle sözleşme yürürlüğe konulmaktadır.

Dördüncü yani son aşama ise, sipariştir. Bu aşamada siparişler, belirli kanallardan (online, faks vb.) ilgili tedarikçiye ulaştırılmaktadır. Teslim alma aşamasında ilk olarak fatura /irsaliyeli fatura ile sipariş listesi karşılaştırılmaktadır. Sonrasında fiili olarak sayım yapılmakta ve siparişlerin istenilen niteliklerde olup olmadığı kontrol edilmektedir. En son olarak da tedarikçi değerlendirmesi yapılarak, satın alma süreci sonlandırılmaktadır.