Konaklama işletmelerinde geceleme, yeme-içme, rekreatif faaliyetlerle ilgili çeşitli hizmetler verilmektedir. Özellikle yiyecek ve içecek hizmetlerinin müşteri ihtiyaçlarını karşılayacak düzeyde verilebilmesi için çok sayıda ve çeşitli özelliklere sahip ham, mamul ve yarı mamul maddeye ihtiyaç duyulur. İhtiyaç duyulan malzemelerin et, balık gibi bir kısmı kolayda bozulabilirken, şeker, zeytinyağı gibi diğer bir kısmı da kolayda bozulmamaktadır. Bu malzemelerin kaliteli hizmeti desteklemesi için özellikleri dikkate alınarak satın alınması, depolanması ve kullanılması gerekir. İşte tesellüm bu noktada devreye girmektedir.

Tesellüm; satıcılardan gelen siparişi verilmiş malzemelerin teslim alınması süreci olarak tanımlanabilir. Teslim alma sürecinde, teslim alma personeli gelen malzemelerin istenilen özellik ve miktarda gelip gelmediğini kontrol etmektedir. Tesellüm faaliyeti için gerekli organizasyonun yapılması gerekir. Tesellüm personeli, tesellüm alanı, tesellüm ekipmanları, tesellüm prosedürleri bu organizasyonun temel unsurlarıdır.

Kısaca tesellüm sürecinde; (a) satın alınan malzemeler satıcılar tarafından konaklama işletmesinin tesellüm alanına getirilir, (b) tesellüm personeli irsaliye veya irsaliyeli faturayı alır, (c) satın alınan malzemelerin miktar, fiyat ve kalite kontrolünden geçirir, (d) gerekli dokümanları doldurur ya da işletmenin bilgi sistemine girer, (e) uygun depolara transferi sağlar, (f) irsaliye veya irsaliyeli fatura muhasebeye gönderir. Muhasebe departmanı tesellüm süreci tamamlanmadan satıcılara ödeme yapmaz.

Genelde konaklama işletmelerinin organizasyon şemasında tesellüm personeli tesellüm memuru olarak doğrudan muhasebe müdürüne bağlı olarak çalışmaktadır. Tesellüm memurunun başarılı olabilmesi için yiyeceklerin özelliklerinin bilmesi gerekmektedir. Tesellüm memurunun işini iyi yapabilmesi için işletmede standart tesellüm prosedürleri ve malzeme spesifikasyonlarının geliştirilmesi önemlidir. Böylece, tesellüm memuru tahminlere dayalı çalışma yerine belirlenen özelliklere uygun olarak malların teslim alınmasını sağlar.

Tesellüm memurunun görevleri şöyledir; Satın alınan tüm malzemelerin konaklama işletmesine teslim alma aşamasında kontrollerini yapmak, fatura ve/veya irsaliyelerin üzerindeki değerler ile teslim alınan malzemelerin adet, ağırlık vb. değerlerini karşılaştırarak doğruluğunu araştırmak, alımı yapılan yiyecek maddelerinin (meyve, sebze, et, balık, tavuk vb.) kontrolünü bizzat mutfaktan yetkili bir personel ile gerçekleştirmek, faturalara tesellüm kaşesi vurarak ambar giriş kayıtlarını yapmak, üç ile beş günlük periyotlarda giriş kayıtlarına istinaden hazırlanan tesellüm raporu ekinde faturaları önce satın alma müdürüne sonra ilgili departman müdürüne, daha sonra muhasebe müdürü ve genel müdüre onaylatıp, muhasebe departmanına teslim etmek, irsaliye ile teslim alınan malzemelerin faturalarını takip etmek, fatura ay sonuna kadar gelmez ise ilgili firma ile temasa geçerek faturanın faksını temin edip giriş kaydını yapmak, konaklama işletmesinden çıkış yapılacak malzemelerin sayım işlemlerini yapmak. İlgili departman amiri ve ambar işçisiyle imzaladıkları tutanağın bir nüshasını muhasebe müdürüne iletmek, gelen malzemelerin giriş kayıtları esnasında bir önceki alım fiyatını kontrol etmek, var ise önemli fiyat farklılıklarını satın alma departmanına iletmek.

Tesellümle ilgili aşağıdaki hususların dikkate alınması yerinde olacaktır:

- İşletmelerde teslim alma alanı belirlenirken alanın müşteriler tarafından görülebilecek yerde olmamasına dikkat edilmelidir. Teslim alma alanı için bazı işletmelerde geniş bir koridor yeterli olurken bazı işletmelerde bu alanın kapı ile depolara yakın bir yerde olmasına özen gösterilmelidir. Teslim alınan malzemeler ivedilikle soğutuculara ve depolara gönderilmelidir Teslim alma alanı işletmenin arka kapısında, taşıtların kolaylıkla girmesine uygun zemin seviyesinde konumlandırılmalıdır.

- Tesellüm işlemlerini kolaylaştıracak ekipmanların bulundurulması şarttır. Çünkü konaklama işletmesine alınan tüm ürünler ya sayılmakta, ya tartılmakta ya da ölçülmektedir. Bu nedenle teslim alma alanlarında hassas terazi ve kantarlar, yürüyen bant sistemleri, taşıma arabaları, masa veya dosya kabini, termometre, hesap makinesi ve kronometre, cetvel ve mezüre, ambalajları açmak için keser, çekiç vb. malzemeler, markalama ve etiketleme için kullanılan küçük malzemeler, özel işaret kalemleri gibi teçhizatlar bulundurulmalıdır.

- Çapraz bulaşmalara (kontaminasyon) sebep vermemesi için tesellüm alanının ve tesellüm ekipmanlarının gerekli hijyen şartlarına sahip olması gerekir. Kimyasallar ve temizlik malzemesi tesellüm alanında bulundurulmamalıdır.

- Gıda zehirlenmeleri konaklama işletmeleri için önemli bir risk faktörüdür. Bu risk faktörünün en aza indirilmesi için paketi zarar görmüş, son kullanma tarihleri geçmiş gıda ve malzemeler kabul edilmemelidir.

- Soğuk Zincir mal kabul aşamasından başlar. Taze ve donmuş gıda üreticileri veya toptancıları gıdaları yasal düzenleme gereği soğuk zinciri muhafaza ederek satış noktasına veya deposuna ulaştırırlar. Teslim alma alanına malzemelerin frigorifik araçlarla getirilip getirilmediğinin kontrolü yapılmalıdır. Donmuş ürünlerin sıcaklık seviyesinin -15 derecenin üstünde ise kabul edilmemesi yerinde olacaktır.

- Tesellüm sürecinde önceden kalite standartları belirlenmiş ürünlerin teker teker usulüne göre kontrol edilmesi ve bu kontrol işleminden sonra teslim almanın gerçekleştirilmesi sağlanmalıdır.

Yukarıdaki hususlar tesellüm sürecinin en etkili ve verimli şekilde gerçekleşmesi için gereklidir. Bu süreçteki yetersizlikler ve eksiklikler işletmenin giderlerini ve zararını artıracaktır. Sonuçta konaklama işletmesinin karlılığını olumsuz yönde etkilenecektir.