Rezervasyon formu, turizm işletmelerine gelen rezervasyon taleplerini kayıt altına almak için kullanılan, müşterilerin kişisel bilgilerinin ve rezervasyona ilişkin isteklerinin yer aldığı belgedir. Başka bir ifadeyle, rezervasyon formu, rezervasyon sürecinde yer alan tüm bilgilerin sayfa üzerinde ayrıntılı bir biçimde gösterildiği matbu bir formdur. Bazı kaynaklarda oda tahsis formu olarak da ifade edilmektedir. Rezervasyon formu kullanılarak, hem rezervasyon sürecinde gerekli olan bazı bilgilerin unutulmasının önüne geçilmekte hem de rezervasyon formuna gerekli bilgilerin yazılması ile zamandan tasarruf sağlanmaktadır. Ayrıca rezervasyon formu, işletmelere, müşterilerine kişisel hizmet sunma imkânı sağlamakta ve oluşturulan ön kayıt işlemleri sayesinde de müşteri girişlerini hızlandırmaktadır. Rezervasyondan sorumlu personel, ilgili formu, müşteriler ile iletişimde oldukları süreçte oluşturmaktadır. Elde edilen bu kayıtlar, müşteri döngüsünü ortaya çıkarmaktadır.

Konaklama işletmelerinde, yiyecek-içecek işletmelerinde, seyahat işletmelerinde kullanılan rezervasyon formları, hizmet ettikleri alana göre farklılık gösterebilmektedir. Bununla birlikte, turizm sektöründe yaygın olarak, konaklama işletmelerinin kullanmış olduğu rezervasyon formları ön plana çıkmaktadır. Rezervasyon formu, bütün konaklama işletmelerindeki rezervasyon kabul sürecinde kullanılan temel belgedir. Bu form yardımı ile oda rezervasyonu için gerekli olan bütün bilgiler kaydedilmekte ve rezervasyon süreci ile ilgili doğabilecek birtakım antlaşmazlıkların önüne geçilmektedir. Bu formun dışında, rezervasyon değişim ve iptal formu, rezervasyon teyit formu, VIP talimat formu gibi formlar da ihtiyaca göre kullanılmaktadır. Talep edilen rezervasyonun başarılı bir biçimde kaydedilmesi, rezervasyon kabul sürecinde kullanılan formlara dayanmaktadır. Bu nedenle, teyidi verilmiş olan rezervasyonlar, titiz bir biçimde rezervasyon formuna aktarılmalıdır. Akabinde ilgili rezervasyonların, rezervasyon liste ve çizelgelerine işlenmesi gerekmektedir.

Rezervasyon formu doldurulurken özellikle dikkat edilmesi gereken alanlar bulunmaktadır. Bu alanlar; rezervasyonu yaptıran kişinin adı-soyadı, işletmeye geliş tarihi (varsa saati), ayrılış tarihi, kişi sayısı, istenilen oda tipi ve pansiyon durumu (sadece yatak, oda-kahvaltı, yarım pansiyon, tam pansiyon, her şey dâhil), oda ücreti, ödeme şekli, rezervasyonu yaptıran konuğun iletişim bilgileri (adres, telefon vs.) gibi temel bilgileri kapsamaktadır. Müşteriler, işletmeye gelmeden önce rezervasyon ile ilgili bazı özel taleplerde de bulunabilmektedir. Böyle durumlarda, rezervasyon formunda yer alan açıklama kısmına ilgili açıklama ve notlar aktarılmaktadır. Ayrıca rezervasyon esnasında müşterilerin (varsa) statüleri dikkate alınmalı ve rezervasyon formuna kaydedilmelidir. Oluşturulan rezervasyon garantili ise, rezervasyon görevlisi yukarıda ifade edilen bilgiler dışındaki ek bilgilere de ihtiyaç duyabilmektedir. Örneğin kredi kartı ile yapılan garantili bir rezervasyonda, kredi kartı bilgileri, kart türü, numarası, geçerlilik süresi gibi bilgiler de istenebilmektedir.

Rezervasyon taleplerinin kayıt edildiği rezervasyon formunun şekli otelden otele farklılık gösterebilmektedir. Fakat tüm rezervasyon formlarının üzerinde bulunan bilgiler benzerdir. Birtakım sorunlara, karışıklıklara sebebiyet verilmemesi açısından, tüm rezervasyon alımlarında rezervasyon formu mutlak suretle kullanılmalıdır. Turizm işletmelerinde çalışan personelin, rezervasyon süreci ile ilgili müşteri bilgilerine anında erişimi için de rezervasyon formu önem arz etmektedir.