Seyahat acentalarında görev yapan rezervasyon görevlisinin/memurunun acentayla çalışan bir konaklama işletmesi adına gelen rezervasyon talebi neticesinde oluşturmuş olduğu belge, rezervasyon fişi olarak ifade edilmektedir. Seyahat acentasına gelen bir konaklama işletmesi rezervasyon işlemi için ilk olarak rezervasyon görevlisi/memuru tarafından bilgisayar üzerinden elektronik ortamda hazırlanmış bir konaklama işletmesi rezervasyon fişi/formu çıktısı alınmaktadır. Konaklama işletmesi rezervasyon fişinde müşteri tarafından talep edilen ve gerçekleştirilmesi planlanan konaklama operasyonu ile ilgili her türlü bilgi yer almalıdır. Rezervasyon fişinde yer alması gereken zorunlu bilgiler; rezervasyonu yaptıranın adı soyadı, konaklayacak kişi sayısı ve bilgileri, varsa çocuk bilgileri ve çocukların yaşları, konaklama işletmesine giriş ve konaklama işletmesinden çıkış tarihi, pansiyon türü (her şey dahil, tam pansiyon, yarım pansiyon, oda-kahvaltı, oda), talep edilen oda sayısı ve oda tipi olarak bildirilmelidir.

Rezervasyon fişi rezervasyon görevlisi/memuru tarafından düzenlendikten sonra en kısa sürede rezervasyon bilgi sistemi, mobil uygulama veya e-posta gibi en hızlı haberleşme araçları kullanılarak seyahat acentasının birlikte çalıştığı ilgili konaklama işletmesine gönderilmelidir. Daha sonra seyahat acentasıtarafından düzenlenen ve konaklama işletmesine gönderilen bu belgenin işletme tarafından onaylanması gerekmektedir. Konaklama işletmesi tarafından onaylanmış rezervasyon fişi seyahat acentasına geldiğinde, talepte bulunan müşterinin rezervasyonu artık kesinlik kazanmış olmaktadır. Konfirmasyon adı verilen bu işlem, konaklama işletmesi tarafından da bilgisayar ortamında rezervasyon bilgi sistemine kaydedilmekte ve herhangi bir aksaklık olasılığına karşı bir nüshası dosyalanarak saklanmaktadır. Rezervasyon işlemi tamamlanmış ve kesinlik kazanmış haldeki rezervasyon fişi, seyahat acentası tarafından talepte bulunan müşteriye iletilmekte ve herhangi bir aksaklığa karşı müşteriden bu belgeyi saklaması istenmektedir.

Öte yandan müşteri tarafından herhangi bir sebeple konaklama rezervasyonunun iptalinin söz konusu olması halinde seyahat acentası tarafından iptal rezervasyon fişi düzenlenmekte ve konaklama işletmesine gönderilmektedir. Konaklama işletmesinden iptal onayı alındıktan sonra iptal rezervasyon fişi saklaması amacıyla müşteriye iletilmektedir. Bununla beraber söz konusu iptal rezervasyon fişi, hem seyahat acentası hem de konaklama işletmesi tarafından kayıt altına alınmaktadır.