Kökeni, Fransızca hotel sözcüğünden gelen otel, yolcu ve turistlere geceleme olanağı sağlamak, bunun yanında yemek, eğlence vb. hizmetleri sunmak amacıyla kurulmuş işletmedir. Eski Fransızca'da ise terim, ev, konak, konukevi (Latince hospitale) anlamlarına gelen hostel sözcüğünden türetildi. Hizmet sektöründe faaliyet gösteren ve temel ögesi insan olan otellerin başarısı, tüm kaynakların etkin biçimde harekete geçirilmesi yanında, müşterileri ve çalışanlarından oluşan insan grupları arasındaki ilişkinin sağlıklı biçimde kurulup iyi yönetilmesine bağlıdır.

Tarihsel açıdan ele alındığında; XIX. yüzyıl sonlarından XX. yüzyılın başlarına kadar otel yönetimi açısından önemli gelişmeler yaşanmadı. Bu dönemde oteller, görece az sayıda küçük aile işletmeleri şeklindedir ve homojen bir ürün ve müşteri yelpazesine sahiptir. Zamanla, otellerin büyümesi, müşteri sayısının artması ve çeşitlenmesi ile hizmet yelpazeleri de genişlemiş, işletme sahipleri ile yöneticiler birbirinden ayrılmaya başlamış ve profesyonel otel yöneticileri ortaya çıkmıştır. Bu dönem, otellerin faaliyetlerini işlevsel olarak gruplandırdıkları, ortak yönetsel ilkeler bazında örgütlendikleri ve hiyerarşik yönetimin, merkezi karar almanın ve sıkı denetimin baskın olduğu bir dönemdir. Beşeri ilişkilerin ağırlık kazandığı 1930-1950 döneminde, otel yönetiminde, çalışanların istek ve ihtiyaçlarına önem vermek ve kararlara katılımlarını sağlamak, biçimsel olmayan grupları anlamaya çalışmak ve örgütte sosyalleşme çalışmalarına hız vermek önem kazandı.

1950’li yıllardan itibaren, otel yönetiminde, açık sistemin ön plana çıktığı ve sayısal-istatistiksel verilerin yönetimde kullanıldığı modern akımların etkili olduğu görülmektedir. Sistem yaklaşımının etkisiyle, oteller kendilerini “açık” ve “makro” bir sistem olarak görmeye başladı; gerek amaçlar gerekse yürütülen tüm yönetsel faaliyetler daha bütünsel bir bakış açısıyla analiz edilerek aralarındaki ilişkiler belirlenebildi. Durumsallık yaklaşımı ile de otellerin yönetim süreçleri ile örgütsel yapı ve işleyişlerinin, kullandıkları teknoloji, çevre koşulları, işin niteliği, kültürel yapı, yaş ve büyüklük vb. faktörlerin etkisiyle değişim gösterebileceği kabul edildi.

XX. yüzyılın son çeyreği, küreselleşmenin, hızlı rekabetin, teknolojinin ve buna bağlı hizmet üretimi şekillerinin hızla değişim göstermesi gibi gelişmelere sahne oldu. Bunlar da tüm yönetim süreçlerinde kalite arayışlarının, müşteri odaklılığın, süreç-odaklı yapılanmanın, değişim yönetiminin, esnek üretim sistemlerinin vb. yeni kavramların otel yönetiminde hâkim olması sonucunu getirdi. XXI. yüzyıl, otelcilik endüstrisinde, bir yanda dev boyutlu ve çok uluslu zincirlerin, diğer yanda özel hizmet sunan çok çeşitli butik işletmelerin yaygınlaştığı, ileri bilgi teknolojisine dayalı sanal pazarlama ve örgütlenme ağlarının kurulduğu, çok hızlı değişen müşteri beklentilerinin ancak rekabetçi üstünlüğü sağlayabilen otellerce karşılanabildiği farklı bir dönem oldu.

Otel yönetiminin etkin ve verimli bir biçimde yürütülebilmesi, başlıca beş temel işlevin gerçekleştirilmesine bağlıdır: Planlama, örgütleme, yöneltme, eşgüdümleme ve denetim.

Otel yönetiminin ilk ve en temel işlevi olan planlama, bir otel işletmesinin amaçlarını ortaya koyarak, bu amaçlara nasıl, ne zaman ve kimler aracılığıyla ulaşılabileceğini belirleme sürecidir. Planlama sürecinin sonunda varılan kararlar bütünü, planı ifade etmektedir.

Planlama işlevinin otel yönetimine olan katkıları; işletmeye yön vermesi, örgütsel belirsizlikleri azaltması, gereksiz ve tekrarlanan işleri en aza indirgemesi, standartların oluşturulması için sağlam bir altyapı oluşturması ve kıt kaynakların en akılcı biçimde kullanımına olanak vermesidir. Planlama süreci, dört alt adımdan oluşur: örgütsel amaçların saptanması, örgütü bu amaçlara ulaştıracak seçeneklerin belirlenmesi, bu seçenekler arasından en uygun olanlarının seçilmesi ve planlama sürecinin sürekli gözden geçirilip değerlendirilerek gerekli güncellemelerin yapılmasıdır.

Otel işletmelerinde planlama işlevinin gerçekleştirilmesinden sonra, örgütleme işlevi yerine getirilmektedir. Örgütleme, bir otel işletmesinin amaçlarına ulaşabilmesi için hangi işleri yapması gerektiğinin saptanması, bu işlerin anlamlı ve amaca uygun biçimde gruplandırılarak belirli kademeler ve pozisyonlar haline getirilmesi ve bunları yerine getirmek üzere gereken maddi, beşeri ve sosyal sermaye unsurlarının sağlanarak uyumlaştırılmasıdır. Örgütleme sürecinin sonucunda oluşan örgüt yapısı ise, biçimsel olarak belirlenmiş kalıcı düzenlemeleri ve ilişkiler ağını ifade etmektedir.

Örgütleme işlevinin otel yönetimine olan katkıları, yönetsel belirsizliklerin ortadan kalkması, tüm örgütsel unsurların amaca dönük çalışmasının sağlanması, belirlenen stratejinin nasıl izleneceğini göstermesi, işbölümü ve uzmanlaşmayı kolaylaştırması ve örgütte bütünlük sağlamasıdır. Örgütleme sürecinin adımları; örgütsel amaçlara ulaşmak için yapılacak işlerin belirlenmesi ve tanımlanması, benzer işlerin bir araya getirilerek gruplandırılması, her iş grubu için bu işleri görecek çalışan sayısı ile görev, yetki ve sorumlulukların ortaya konulması, yöneticilerin örgüt içi ve dışı ilişki ve işbirliği yollarının ve araçlarının saptanması, örgütteki hiyerarşik yapının kurulması ve basamaklar arasındaki iletişim ve raporlama mekanizmasının belirlenmesi, işgörenlerin bulunması, işe yerleştirilmesi ve işlerini yürütürken gerek duyacakları teçhizat ve donanımın sağlanmasıdır.

Otel yönetiminin üçüncü işlevi olan yöneltme, alan yazında emir-komuta, yürütme ya da yönlendirme olarak da adlandırılmaktadır. Yöneltme, planlama ve örgütleme işlevlerinden sonra oluşturulan örgüt yapısının, örgütsel amaç ve hedefler doğrultusunda harekete geçirilmesi, olarak tanımlanmaktadır. Yöneltme işlevinin otel yönetimi sürecine en önemli katkıları, çalışanları işlerini etkin ve verimli biçimde yapmaları konusunda yönlendirici ve güdüleyici olmasıdır. Otel işletmelerinde yöneltme işlevinin gerçekleştirilmesi için yapılması gerekenler; yöneticilerin yetki ve güç kullanmaları, emir-komuta ilişkilerinin sağlıklı biçimde yürütülmesi, örgütsel disiplinin sağlanması, gerekli güdüleme araçlarının kullanılması ve uygun liderlik tarzının benimsenmesidir.

Eşgüdümleme, otel çalışanlarının çabalarını birleştirmeyi, zaman bakımından uyumlaştırmayı ve ortak amaca ulaşabilmek için örgütsel faaliyetlerin birbiri ardı sıra gelmelerini sağlayan süreci ifade etmektedir. Tüm yönetim işlevlerinin yerinde ve zamanında gerçekleştirilmesinde, eşgüdümleme işlevinin yeri ve önemi büyüktür. Bu nedenle yazında, eşgüdümlemeyi doğrudan bir yönetim işlevi olarak alan çalışmalar olduğu gibi, tüm yönetim işlevlerinin içinde zaten bulunduğunu varsayarak ayrıca ele almayanlar da bulunmaktadır.

Denetim işlevi ise, oteli yönetiminin son işlevi olup; özde, planlama sürecinde belirlenen amaçlara ne ölçüde ulaşıldığını ve alınan kararların ne ölçüde istenen başarı düzeyine ulaştığını araştırmaya ve ölçmeye dönük işlemler bütünüdür. Etkin bir denetim yoluyla, örgütsel faaliyetlerin planlandığı gibi gerçekleşip gerçekleşmediği ölçülmekte ve planlardan sapmalar olması halinde gerekli düzeltmeler yapılmaktadır. Otel işletmelerinde denetim süreci dört ana aşamadan oluşur: Denetime temel oluşturacak standartların saptanması, mevcut durumun ortaya konulması, belirlenen standartlarla mevcut durumun karşılaştırılması ve düzeltici önlemlerin alınması.