Bir sorunu çözerek karara bağlamak, fikir değiş tokuşunda bulunmak ya da bir fikir beyan etmek amacıyla en az iki kişinin bir araya gelmesiyle oluşan toplantıların yönetimi toplantı yöneticisi aracılığıyla spesifik bir şekilde yapılmaktadır. Herhangi bir toplantının başarısı o toplantının nasıl yönetildiğine bağlı olarak değişim gösterir. Toplantı yöneticisinin toplantının amacına bağlı kalarak süreçleri kolaylaştırması ve serbest fikir alışverişini sağlaması gerekir. Ayrıca toplantı katılımcılarının toplantıya odaklanmasını sağlamak, tam katılım oluşturmak, açıkça tanımlanmış bir eylem planına bağlı kalmak, açık bir gündem takip etmek, net bir yönetim sağlamak ve mizah unsurunu kullanmak gibi unsurları dikkate alması, katıldığı toplantıların başarıya ulaşmasını sağlar.

Toplantı yöneticisi, toplantı öncesindeki, toplantı sırasındaki ve toplantı sonrasındaki süreç ve stratejileri yürütmektedir. Hedeflerini açık, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamana bağlı kalarak saptarken iyi bir zaman yönetimi yapmaktadır. Toplantı yöneticileri, konusuna göre, toplantıdan olumlu bir sonuç çıkarabilmek için çeşitli stratejileri kullanır. Daha önceden hazırlanmış bir şablona uygun süreç takip eder. Bunun yanında toplantıya katılanları zor duruma sokacak faaliyetleri engeller. Toplantı üyelerinin beklentilerini yönetebilmesi de önemli bir unsur olmaktadır. İlham verici bir üslûba sahip olması, doğru cevaplarla kararlar alması, iyi bir dinleyici olması, standarttan sapan durumları normale getirebilecek esnekliğe sahip olması, tarafsız, hızlı düşünen ve düşüncelerini de kısa ve öz olarak ifade edebilme yetisi özelliklerine sahip olmalıdır.

Turizm sektöründe kongre ve toplantıların yaygın bir şekilde yapılmasına bağlı olarak düzenlenen toplantılar ayrı bir uzmanlık alanı olarak ortaya çıkmaktadır. Hem ulusal hem uluslararası organizasyonlarda, profesyonel bir şekilde toplantıların yönetimi gelir kazandırma potansiyeli bakımından oldukça önemli bir unsura dönüşmektedir.