Eski bir Amerikan terimi olan önbüro, sadece önemli iletişimlerin yer aldığı resepsiyonu kapsamamakta aynı zamanda misafirlerle yüz yüze iletişimi olan çalışanları ve arka ofis (rezervasyon, santral) olarak da bilinen diğer ilişkili birimleri de kapsamaktadır. Başka bir deyişle, önbüro, otellerde rezervasyon, oda tahsisatı, resepsiyon, faturalandırma ve ödemelerle ilgili çeşitli birimleri kapsayan bir terimdir. Dolayısıyla günümüzde önbüro terimi daha da geliştirilerek çeşitli ofis birimlerini (üniformalı hizmetler, rezervasyon, resepsiyon, müşteri ilişkileri, ön kasa, santral vb. gibi) de içine alan genişçe bir kavram olarak tanımlanabilmektedir.

Türkiye’de konaklama işletmelerinin tarihi, eski hanlara ve kervansaraylara dayanmaktadır. Kervansarayların yönetimi, bir idare kurulu tarafından yapılırdı. Bu kurulda genel müdür seviyesinde bir idareci, bir de müfettiş bulunurdu. Bu kişiler yönetimi ve harcamaları denetlerlerdi. Ayrıca, kervansarayın iç hizmetlerinden sorumlu Muzif olarak adlandırılan müdürü ve günümüzdeki otellerin önbüro ve resepsiyon faaliyetlerini yürüten Hancı'sı bulunurdu. Türkiye’de 1841 yılında İstanbul Pera’da açılan Hotel d’Angleterre resepsiyon, restoran, lobi ve lüks odalar gibi özellikleri dolayısıyla Avrupa’daki örneklerine benzeyen ilk otel işletmesidir.

Önbüro bölümü otelin büyüklüğüne, sınıfına, kuruluş yerine ve hizmet sunum şekline göre farklılıklar gösterebilmektedir. Önbüro bölümünü oluşturan fonksiyonlar rezervasyon, resepsiyon, üniformalı hizmetler (consierge), ön kasa ve santraldir. Konaklama işletmelerinde önbüro genellikle ana bina girişinde müşterinin tesise girişinde görülebileceği ve ana giriş kapısı ile asansörleri ve gerektiğinde merdivenleri görebilecek bir konumda yer almaktadır. Sonuç olarak, ana amacı oda satışlarını belli bir politika çerçevesinde gerçekleştirmek olan önbüro, konaklama işletmelerinin girişinde yer almaktadır.

Önbüro, konukların işletme hakkındaki ilk ve son izlenimlerini edindiği bölümdür. Müşterilerin otelde ilk karşılandığı, ağırlandığı ve en son uğurlandığı yer olması nedeniyle önbüro önemlidir. Dolayısıyla, müşteriler üzerindeki ilk olumlu etkiyi bırakabilmektedir.

Aynı zamanda, önbüro, otel işletmelerindeki faaliyetlerin başlangıç ve koordinasyon noktasıdır. Önbüro, otel işletmelerinin beyni niteliğindedir. Verilecek hizmetler, tesisin bütün hizmetlerinin aksamadan yerine getirilmesine olanak sağlamaktadır.

Otele gelen müşteriye en iyi hizmeti sunarak onu tatmin etmeyi amaçlayan önbüro bölümünün, bu amacını gerçekleştirmek için diğer bölümlerle uyumlu bir şekilde çalışması gerekmektedir. Müşteri ile konaklama işletmesi arasında ve bölümlerin birbirleri arasında bağ ve iletişim merkezi görevini yerine getiren önbüronun başlıca işlevleri şunlardır: Müşterilerin iletişim gereksinimlerinin karşılanması, odaların ve diğer hizmetlerin satışı ve müşteri kayıtlarının alınması, müşterilerin gereksinim duydukları konularda bilgilendirme, rezervasyon hizmetleri ve gerekli durumları üst yönetime ve diğer bölümlere rapor etmektir.

Müşteriye yüz yüze hizmet verilen birimdir. Ön ofiste resepsiyon ve üniformalı hizmetler bulunur. Üniformalı hizmetlerde belboylar, valeler görev alır. Valeler misafir araçlarından sorumludur. Misafirin karşılanması, odasına kadar eşlik edilmesi, eşyalarının taşınması, odasının tanıtımı ve otel hizmetleri hakkında bilgi verilmesi belboylar tarafından yapılır. Resepsiyonda resepsiyon görevlileri, ön kasa ve danışma bulunur. Resepsiyon otelin girişinde lobide bulunur, misafirlere resepsiyon deski ile hizmet verilir. Misafirlerin karşılandığı ve uğurlandığı bölüm olmasıyla, misafir memnuniyetinde önemli bir yere sahiptir. Ayrı bir misafir ilişkileri birimi bulunmayan otellerde misafirlerin istek ve şikayetleri resepsiyonda alınır ve ilgili birimlerce uygun şekilde sonuçlandırılması takip edilir. Ön ofis bilgilerin toplandığı ve ilgili birimlere aktarıldığı bir birimdir. Yiyecek içecek bölümü, kat hizmetleri bölümü ve muhasebe-finans bölümleriyle koordineli çalışır. Yiyecek-içecek bölümüne otelde konaklayan misafir sayısı ve pansiyon türleri hakkında bilgi verir. Kat hizmetleri bölümüne dolu odalar, misafir sayıları, boşalacak odaların listesini vererek işlerin organize olmasını sağlar. Misafir hesaplarının tutulması, ödemelerin alınması, günlük raporlarla finansal bilgilerin muhasebe-finans birimine iletilmesi de ön ofis tarafından yapılır.

Arka ofis biriminde misafirle yüz yüze temas bulunulmaz. Arka ofiste rezervasyon ve santral bölümleri yer alır. Misafirlerin rezervasyonları alınır, sisteme işlenir, ilgili bölümlere iletilir. Tüm bölümler planlamalarını rezervasyonlara göre yapar. Santral bölümünde otel çalışanlarına ve misafirlere telefon hizmeti verilir. Otele gelen telefonlar ilgili kişilere aktarılır. Aynı zamanda otelden yapılan aramaları da santral görevlileri yapar. Arka ofis, yürütülen işlerde misafirle doğrudan temasa gerek olmadığı ve ön ofisle koordineli çalışması gerektiği için ön ofisin arka kısmında yer alır.