Turizm işletmelerinde günlük operasyonlar içerisinde o gün gelecek olan misafirlerin ve özelliklerinin tespit edilerek hazırlık yapılması vardır. Bu hazırlıkların gerçekleştirilebilmesi için otel yönetim sistemi üzerinden belirlenen güne ait beklenen gelişler listesi raporu edinilerek gelecek olan misafirler ve özellikleri hakkında bilgi edinilir. Liste hazırlanırken birkaç günü içeren bir tarih aralığında gelecek olanları içerebilmekte fakat genellikle 24 saat içerisinde geleceklerin listesi yaygın olarak kullanılmaktadır. Beklenen gelişler listesi konaklama işletmelerinde her gece takip eden gün için çıkartılır. Giriş yapacak olan misafirlerin odaları müsait ise beklenen gelişler listesinden anahtarları hazırlanarak gündüz operasyonunun hızlı olması sağlanır. Liste aracılığıyla giriş yapması beklenen misafirlerin özel durumları (VIP) ve özel isteklerine göre odaları hazırlanabilmektedir.

Ayrıca önbüro sorumlusu liste üzerinde misafirlerin ön ödemeleri, ödeme şekilleri, fiyatları veya acenta/şirket aracılığıyla ödeme yapıldığını kontrol ederek gerekli önlemleri alabilmektedir. Üst yönetim ise beklenen gelişler listesindeki bilgiler ile ileriye yönelik hazırlıklar yapabilmektedir. Bu hazırlıklar arasında kat hizmetleri, servis, mutfak ve önbüro çalışanlarının ve gerekli malzemelerin planlanması vardır. Bir konaklama işletmesinde beklenen gelişler listesinin, misafirlerin giriş tarihlerini belirten iş tarihi, listenin oluşturulma tarihi ve saati, kimin oluşturduğu, misafirlerin adı ve soyadı, oda atanmış ise numarası, çıkış tarihi, kişi sayısı, oda tipi ve fiyatı, rezervasyon türü (garantili/garantisiz), atanmış ise hesap numarası bilgilerini içermesi gerekmektedir. Bu bilgileri içeren bir liste ile resepsiyon operasyonuna hazırlık süreci daha verimli hale gelmektedir. Proaktif bir yaklaşım ile önbüro bölümünün işleri kolaylaşırken hata yapma oranı da düşmektedir. Birçok uluslararası otel zincirinde beklenen gelişler listesi üzerinden kontrollerin yapılması ve arşivlenmesi bir standart olarak yer almaktadır. Ek olarak otel yönetim sisteminde meydana gelebilecek bir arızada giriş yapacak olan misafirlerin mağduriyet yaşamaması için bu listenin her gece alınarak gün boyu önbüroda tutulması gerekmektedir.