Muhasebenin temel mantığı ve işleyiş süreci tüm işletmeler için aynıdır. Türkiye’de tüm işletmeler Tekdüzen Hesap Planına (THP) göre kayıtlarını tutmak ve finansal tablolar hazırlamak zorundadırlar. Ayrıca belirli büyüklükte ve özellikteki işletmelerin Türkiye Finansal Raporlama Standartlarına göre de finansal raporlama yapması gerekmektedir. İşletmelerin faaliyet alanına göre bazı hesaplar bir işletmede kullanılırken diğer faaliyet alanındaki bir işletmede kullanılmamaktadır. Örneğin satışların maliyeti; sanayi işletmelerinde Satılan Mamuller Maliyeti Hesabı kullanılarak, bir hizmet işletmesi olan konaklama işletmelerinde ise Satılan Hizmet Maliyeti Hesabı kullanılarak kaydedilmektedir. Sektörler arasındaki mali karakterli işlemlerin gerçekleşme yoğunluğuna bağlı olarak bazı hesaplar diğer sektördeki işletmeye göre yoğun olarak kullanılmaktadır. Örneğin, yabancı turistle çalışan bir konaklama işletmesinde yabancı paralı işlemlerle ilgili hesaplar kullanılırken, yabancı paralı alışverişi olmayan bir imalat işletmesinde yabancı paralı işlemlerle ilgili hesaplar kullanılmamaktadır.

Konaklama işletmelerinin bazı özelliklerinin konaklama işletmelerindeki muhasebe uygulamalarını etkilemektir. Bunlardan bazıları aşağıda açıklanmaktadır:

- Konaklama işletmelerinde sunulan hizmetler stoklanamaz. Hazırlanan ve kullanılmayan bir oda veya yemek başka gün satılmak üzere bekletilemez, üretildiği gün satılması gerekir. Konaklama işletmelerinde stoklama olmadığına göre tekdüzen hesap planındaki Mamul ve Yarı Mamul Hesapları kullanılmayacaktır.

- Konaklama işletmeleri 24 saat boyunca açıktır. Bu süre zarfında üretim ve satış işleri aynı anda yapılır. Müşterilerin talepleri bekletilemez veya bir başka zamana ertelenemez. Bu çalışma sistemi nedeniyle muhasebe kayıtları müşteri çıkış işlemleri beklenilmeden günlük olarak yapılır. Örneğin, her gece saat 24’ten sonra oda fiyatları müşterilerin hesaplarına aktarılır ve böylece o günkü oda geliri tespit edilmiş olur.

- Konaklama işletmeleri birbirine bağımlı hizmet ünitelerinden oluşur. Ünitelerden birinin yetersiz çalışması tüm hizmet üretim sürecini aksatabilir. Konaklama işletmesinin gelir ve giderleri birden fazla departmanda oluştuğundan bu gelir ve giderlerin izlenmesi için çok iyi çalışan belge ve raporlama sistemine ihtiyaç duyulur. Örneğin, konuğu işletmede konaklarken yeme-içme, sağlık gibi gelir merkezlerinde tüketim yapar. Her bir birimden konuğun yaptığı harcamalar önbürodaki müşteri folyosuna eksiksiz ve zamanında aktarılmalıdır. Müşteri her an çıkış yapacak gibi folyosunda tüm harcamalar yer almalıdır.

Muhasebe departmanı konaklama işletmelerindeki tüm mali işlemleri takip etmek için oluşturulmuş bir birimdir. Konaklama işletmelerinde bulunan çok sayıdaki gelir ve gider merkezinde ortaya çıkan değişik mali karakterli işlemler genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri ve yasalara uygun olarak muhasebe personeli tarafından belirlenir ve kayıt altına alınır. Konaklama işletmesinin gelir ve gider merkezlerinde muhasebenin ilgilendiği mali işlemler gelirlerle ilgili işlemler ve giderlerle ilgili işlemler olarak iki gruba ayrılabilir.

Gelirlerle İlgili İşlemler

Konaklama işletmesinde satış yapılarak gelir elde edilmesi süreci ile ilgili yapılan tüm işlemler muhasebeyi ve dolayısıyla muhasebe departmanını ilgilendirmektedir.

Adisyon Kontrolleri: Adisyon konuğun yaptığı harcamaların detayını gösteren belgedir. Adisyonlar ya müşteri hesaplarına devredilerek ya da tahsilat yapılarak kapatılır. Muhasebeye teslim edilen adisyonlar gelirler kontrolörü tarafından takip edilir. Tahsil edilen adisyonlar için yazar kasa fişi kesilmiş olduğunun, krediye kalkan adisyonlar içinse müşteri hesaplarına aktarımların doğru yapılıp yapılmadığı kontrolü her gün yapılır. Aktarımlarda bir eksiklik varsa düzeltici işlemler yapılarak gelir kaybının önüne geçilir. Bilgisayarlı sistemlerde müşterilerin yaptıkları kredili harcamalar, satış noktaları (point of sale) bulunan terminaller yardımıyla, müşteri daha harcama yaptığı yerden ayrılmadan, önbüroda bulunan müşteri hesaplarına (elektronik folyo) otomatik olarak gönderilir.

Fatura Düzenlenmesi: Müşterilerin giriş ve çıkışı arasında birden fazla gün varsa günlük satış gelirleri Önbüro Kontrol Hesabı gibi bir gelir tahakkuk hesabında izlenir. Müşteri çıkış yaparken folyolarında gözüken birikmiş harcama tutarı kadar kendilerine satış faturası kesilir. Krediye kalkan ve belirli dönemlerde şirketlere toptan kesilecek faturalar ile iade faturaları ise muhasebe departmanında kesilir ve kayıt altına alınır.

Alacakların Takibi: Konaklama işletmesinde konaklayan şirket personeline ait faturaların tahsili için şirketlere belirli vadeler tanınabilir. Yine konaklama işletmesine müşteri gönderen seyahat acentaları ödemelerini belirli vadelerde yapabilirler. Sözleşmelerle belirlenen bu vadelere göre tahsilatların yapılması ve vadelerinde ödeme yapılmaması durumunda bu alacakların takibi muhasebe departmanı tarafından yürütülür.

Tahsilatın Yapılması: Tahsilat kesilen faturalardaki tutarın peşin, kredi kartı, çek, senet vb. araçlarla müşterilerden alınmasıdır. Tahsilat; önbürodaki personel (bazı konaklama işletmelerinde önbürodaki kasiyer), restoran ve barlarda servis personeli (bazı konaklama işletmelerinde ilgili departmandaki kasiyer) ve diğer gelir merkezlerinde ise yetkili personel tarafından yapılmaktadır. Konaklama işletmesindeki günlük tüm tahsilatlar veznedara tahsilat makbuzu karşılığı teslim edilmektedir. Ayrıca kredi kartı slipleri, kabul ediliyorsa müşteri çekleri ve senetler de veznedara teslim edilmektedir. Krediye kalkmış hesaplardaki tutarlar, vade günlerinde tahsildar tarafından veya banka aracılığı tahsil edilmektedir.

Gelirlerle İlgili Muhasebe Kayıtlarının Yapılması: Konaklama işletmesi yönetim sistemi veya muhasebe modülü tarafından kesilen faturaların muhasebe hesaplarına kaydı muhasebe modülündeki muhasebeleştirme tuşu veya ikonu ile yapılmaktadır.

Giderlerle İlgili İşlemler

Konaklama işletmesinde gelir elde edilmesi için belirli giderlere katlanılması gerekir. Gelir elde etmek için yapılan giderlerle ilgili tüm işlemler muhasebeyi ve dolayısıyla muhasebe departmanını ilgilendirmektedir.

Satıcı Faturalarının Alınması: Konaklama işletmeleri satın alma prosedürlerine uygun olarak ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri piyasadan satın alacaktır. Satıcılar işletmenin siparişlerini irsaliyeli fatura ya da sevk irsaliyesi ile göndereceklerdir. Sevk irsaliyesi ile teslim alınma durumunda faturanın daha sonra gönderilmesinin sağlanması muhasebe departmanının sorumluluğundadır. Fatura olmadan satıcılara ödeme yapılmaz.

Ödemelerinin Yapılması: Satıcılara ve personele ödemeler nakit, çek, banka kanalıyla yapılabilir. Ödemeler satıcılarla yapılan sözleşmelere uygun olarak hazırlanmış ödeme listesine göre yapılır. Personele maaş ve avans ödemelerinde insan kaynakları departmanı tarafından verilen listeler dikkate alınır. Personele ödeme sırasında düzenlenen ücret bordrosu ve avans fişi imzalatılır.

Ödenmezlerin Kontrolü: Konaklama işletmesinin bünyesinde kullanılan ödenmez kart harcamalarının takibi maliyet kontrol sorumlusunca yapılmaktadır. İlgili personelce yapılan ödenmez harcamaların belirlenen prosedürler doğrultusunda yapıldığının kontrolü sonrasında, bu harcamalar ilgili maliyet hesaplarına aktarılır.

Maliyet Analizlerinin Yapılması: Maliyetlerin kontrol altına alınması ve mümkün olduğunca düşürülmesi maliyet analizinin amacıdır. Maliyet analizi denince akla öncelikle yiyecek-içecek maliyet analizi gelir. Yiyecek-içecek maliyetlerinin kontrol altına alınması için yiyecek-içecek satın alma, tesellüm, depolama, depodan çıkış, üretim sürecinde kontroller yapılarak olası kayıp ve kaçakların önüne geçilmeye çalışılır. Maliyetlerin sıkı takibi ve maliyetlerle ilgili problemlerin tespit edilip düzeltici önlemlerin alınması sayesinde işletme kârlılığının artırılabileceği unutulmamalıdır.

Giderler ile İlgili Muhasebe Kayıtlarının Yapılması: Satıcılara ait faturalar konaklama işletmesi yönetim sistemine girilmekte ve buradan bir ara yüzle muhasebe modülüne aktarılmaktadır. Yine çalışanların bordroları ve beyannameler işletme yönetim sistemi yardımıyla hazırlanabilmektedir. Ödemeler için muhasebe modülündeki tediye makbuzu kullanılmaktadır. Daha sonra muhasebe modülündeki muhasebeleştirme tuşu veya ikonu ile girilen harcama ve ödeme bilgilerinin muhasebe kayıtları yapılmaktadır.

Konaklama işletmesindeki tüm mali karakterli işlemlerin kayıtları yapıldıktan sonra muhasebe departmanın en önemli sorumluluğu ay ve yıl sonlarındaki finansal tabloların hazırlanmasıdır. Böylece bilgi kullanıcıları konaklama işletmesinin mali durumu, faaliyet sonuçları ve nakit akışları ile ilgili ihtiyaç duydukları bilgilere ulaşabileceklerdir.