Etkinlikler, insanları farklı amaçlar için bir araya getiren, planlı veya plansız gerçekleşebilen, tek seferlik veya belirli zaman aralıklarında tekrarlanan ve insanların rutin yaşamları haricinde katılarak deneyimledikleri olaylar olarak tanımlanmaktadır. Etkinlikler ana temalarına göre kültür, spor, iş, eğitim, eğlence ve politik etkinlikler gibi gruplara ayrılırken, katılımcı sayısına göre büyük ve küçük ölçekli etkinlikler olarak da sınıflandırılmaktadır. Diğer bir deyişle, düğün organizasyonlarından Olimpiyat oyunlarına, ticari fuarlardan yerel festivallere kadar çok çeşitli etkinlik türünden bahsedilebilir. Tanımda geçen planlı ve plansız etkinlik türü ise, etkinlik yönetimini doğrudan ilgilendirmektedir. Plansız gerçekleşen etkinliklere, insanların bir araya gelmesiyle beklenmedik bir şekilde veya kendiliğinden oluşan gösteriler ve eylemler örnek olarak gösterilebilir. İsminden de anlaşılacağı üzere, bu etkinlikleri planlayan, yürüten ve denetleyen bir kurum/kişi bulunmamaktadır. Planlı etkinlikler ise etkinliğin yürütülmesinden sorumlu kurumların, etkinlik yönetimi sürecindeki aşamaları izleyerek uygulamaya koydukları etkinlikler olarak kabul edilir.

Son yıllarda turizm destinasyonlarında düzenlenen etkinlik sayısında hızlı bir artış yaşanmakta, bu durum etkinlik organizasyonları konusunda uzmanlaşan işletme sayısında artışa ve artan rekabet ile işletmelerin uygulamalarındaki iyileşmelere neden olmaktadır. Ancak etkinlik yönetimi kapsamında izlenen süreç, her bir etkinlik türü için farklı olacaktır. Olimpiyat Oyunları’na ev sahipliği yapmak isteyen bir destinasyon için adaylık ile başlayan süreç çoğu zaman on yıla yakın bir zaman dilimine yayılmaktadır. Bu süre, yerel bir festival için bir yıl veya bir üniversitenin yıl sonu mezuniyet balosu için aylar ile ifade edilebilir. Dolayısıyla, aşağıda belirtilen etkinlik yönetimi süreci genel kabul görmüş aşamaları içermektedir. Farklı etkinlik türleri için farklı ayrıntıların, hatta farklı aşamaların sürece dahil edilmesi gerekebilir.

Etkinlik yönetiminin ilk aşaması, diğer çoğu yönetim sürecinde olduğu gibi, fizibilite ve pazar araştırmalarını kapsayan detaylı incelemelerin yapılması ve öncelikle etkinliğe katılması beklenen ziyaretçilerin beklenti, istek ve ihtiyaçlarının belirlenmesidir. Etkinliğin ölçeği büyüdükçe, araştırma aşamasında yürütülecek faaliyetlerin kapsamı da büyüyecektir. Düzenleyici kurumun kamu veya özel sektör işletmesi olması veya etkinliğin düzenlenme amacı da araştırmanın aşamaları, kapsamı ve izlenecek yöntem konusunda belirleyici olacaktır. Araştırma sonuçlarına göre, etkinliğin tasarlanması aşamasına geçilir. Bu aşamada, etkinliğin hangi tarihler arasında, hangi yer/mekânda, hangi paydaşlar ortaklığında, hangi bütçeyle, hangi temada ve hangi katılımcı gruplarına yönelik düzenleneceği ile ilgili çalışmalar yapılır. Tasarım aşaması, yaratıcılık gerektirir. Ancak, ortaya çıkan yaratıcı fikirlerin uygulanabilirliği, etkinlik bütçesine uygunluğuna ve katılımcılar tarafından kabul görme ihtimaline bağlıdır.

Etkinlik yönetimindeki diğer aşama planlama aşamasıdır. Tasarım aşamasında genel hatları belirlenen etkinliğin, amacı ve kapsamı ile başlayan ve tüm detaylarının en ince ayrıntısıyla plana aktarıldığı aşamadır. Etkinliğin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan insan kaynakları ve bütçe, paydaşlar ile iletişimin ve işbirliğinin nasıl sağlanacağı, etkinliğin hangi pazarlama araçları kullanılarak tanıtılacağı, etkinliğin gerçekleşmesi için gerekli yasal izin ve belgelerin nasıl temin edileceği gibi görevler bu aşamada net bir şekilde belirlenir. Bütün bu görevler, zaman çizelgesine aktarılır. Etkinlik süresince yürütülecek her bir faaliyet için ayrıca kontrol listeleri hazırlanır ve bu listeleri etkinlik sırasında kullanacak sorumlu takım elemanları belirlenir. Etkinlik planı, sponsor firmaya ihtiyaç duyulan etkinlikler için ayrıca önemlidir.

Etkinliğin neden yapıldığı, kimleri hedef aldığı ve sponsor olacak firmalara ne gibi faydalar sunulacağı bu aşamada belirlenir ve bu detayları içeren sponsorluk dosyaları potansiyel sponsor firmalara gönderilerek, etkinliğe maddi ve aynî katkı sağlamaları talep edilir. Planlama aşamasına kadar olan süreç etkinlik öncesi zaman dilimini kapsar. Planlamadan sonra ise organizasyon ve koordinasyon aşaması devreye girer. Bu aşamada, etkinlik bilfiil başlar ve etkinliğin yönetiminden sorumlu kurum ve kişiler, etkinlik planında belirtilen faaliyetlerin aksamadan sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesi için çalışırlar. Etkinlikler çoğunlukla kalabalık insan gruplarının bir araya geldiği olaylar olduğu için, etkinlik sırasında katılımcıların güvenliğinin sağlanması son derece önemlidir. Bu amaçla, gerek risk ve kriz yönetimi planları hazırlanarak gerekse güvenliği temin etmede destek olabilecek paydaşlar ile işbirliğine gidilerek önlem alınmalıdır. Son yıllarda, özellikle çevre bilincinin artması ile etkinliklerde çevreye verilen zararın asgari düzeyde tutulmasına özen gösterilmesi önem kazandı.

Etkinliğin tamamlanmasından sonra ise etkinliğin tasarlandığı ve planlandığı şekliyle gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin ele alındığı değerlendirme aşaması gelir. Özellikle belirli aralıklarla tekrarlanan etkinlikler için bir sonraki dönemde ne gibi iyileştirmelere gidilebileceği, müşteri memnuniyeti veya şikayetleri araştırmaları, etkinliğin medyada ne kadar yer aldığı, sponsorlara ne gibi faydalar sağladığı ve zarar varsa buna sebep olan faaliyetlerin tespiti gibi konular değerlendirme aşamasında ele alınmalıdır. Bu aşamada, etkinliğin yürütülmesinde işbirliği içinde olunan paydaşlarla iletişimin devam etmesine özen gösterilmelidir.

Günümüzde, etkinlik sektörü hızla büyümekte ve yeni kariyer olanakları sunmaktadır. Kongre ve fuar organizasyonları konusunda uzmanlaşan işletmelerin sayısındaki artış buna örnek olarak gösterilebilir. Farklı türdeki etkinliklerin düzenlenebileceği, modern teknoloji donanımlarına sahip ve konusunda uzman personel çalıştıran tesislerin de devreye girmesi ile sektörün büyümesinin bir süre daha hız kesmeyeceği öngörülebilir. Ancak, özellikle küçük ölçekli etkinliklerin büyük bir bölümünün hala daha etkinlik yönetimi ilkeleri çerçevesinde ve uzman kişi ve kurumlar tarafından gerçekleştirilmediği bilinmektedir. Her bir etkinlik türü için izlenmesi gereken planlama ve yönetim süreci farklı iken, plansız ve kalifiye olmayan çalışanlarla yürütülmeye çalışılan etkinliklerin uzun vadeli başarı getirmesi ve sürdürülebilir olması beklenemez.