Kavram ilk olarak, 1979 yılında Uluslararası Otelciler Birliği ve Dünya Seyahat Acentaları Birliği'nin arasında, oteller ve seyahat acentaları arasındaki ilişkilerde benimsenecek olan uygulama esaslarının yer aldığı sözleşmede tanımlandı. Uluslararası sözleşmede kavram “ Otelin, söz konusu seyahat acentasının müşteri/müşterilerine otel hizmetleri sağlamayı taahhüt ettiği otel ve acenta arasında yapılan sözleşme ” şeklinde tanımlanmaktadır. Türkiye’de ise 23.3.1983 tarih ve 17996 sayılı yürürlüğe giren Resmi Gazete’de Turizm İşletmelerinin Bakanlıkla, Birbirleriyle ve Müşterileriyle İlişkileri Hakkında Yönetmelik kapsamında otel sözleşmeleri türleri belirlenmekte, fakat herhangi bir tanımlama yapılmamaktadır.

Yönetmeliğe göre otel ve acenta arasında düzenlenen üç türlü sözleşme yer almaktadır. Bunlar, bireysel ya da grup olarak seyahat eden müşterilere ilişkin sözleşmeler ve kontenjan sözleşmeleridir. Bireysel (münferit) müşteri sözleşmeleri, aynı otel hizmetini alan bir ile on misafir için yapılır. Burada esas alınacak müşteri sayısı rezervasyon belgesinde belirtilen kişi sayısıdır. Grup olarak seyahat edenlere ilişkin sözleşmeler ise acenta ve otel işletmelerinin bir bütün olarak kabul ettiği aynı rezervasyondan yararlanan, en az 11 kişinin oluşturduğu müşteri topluluğu için yapılan sözleşmelerdir. Kontenjan sözleşmeleri ise belirli bir zaman dilimini kapsayan, özel organizasyonlar için otelin belirli sayıda odayı tahsis etmesine, acentanın da bu odalara müşteri sağlamasına ilişkin karşılıklı taahhütlerini kapsayan sözleşmedir.

Sözleşme süreci, acenta tarafından otel işletmelerine yapılan rezervasyon talebi ile başlar ve sonrasında otellerin bu talebi onayı ile tamamlanır. Otel ile acenta arasında herhangi bir özel sözleşmenin bulunmaması ya da var olan sözleşmede yer verilmeyen hususlar için söz konusu yönetmelik hükümleri geçerlidir. Sözleşmede; taraflar (otel, acenta), rezervasyon süresi (başlangıç, bitiş, kesinti), rezervasyonun dağılımı, odalara ilişkin ayrıntılar, rezervasyon sürecinde uygulanacak fiyatlar (tam, yarı, ölü sezon), özel durumlara ilişkin fiyatlar (indirimli / ücretsiz), mali koşullar, hesabın ödenip kapatılması, güvence türleri, rezervasyonun iptali durumunda haber verme süreleri, sonuçları ve tarafların sorumlulukları, sözleşmenin uygulama aşamasına dair ayrıntılar, sözleşmenin yürürlüğe gireceğini bildirmek için belirlenen son tarih, kesin rezervasyonların dağılımı, müşteri yerleşim listelerini göndermek için saptanan son tarih, tahsis edilen odaların başka müşterilere verilmesi durumunda seyahat acentasına ödenecek tazminat, otel işletmesinin kusuru veya sözleşmeye uymaması (kısmen ya da tamamen) halinde ödeyeceği tazminat (ve nasıl ödeyeceği), müşterileri eşdeğerdeki bir başka otele transfer olasılığı, mücbir hallerde tarafların hak ve yükümlülükleri ile sözleşmenin iptaline ilişkin ayrıntılar yer almaktadır.