Bir otel işletmesinde konaklayan müşterilerin finansal işlemleri dört aşamalı bir süreci içeren akış içerisinde gerçekleşmektedir: Varış öncesi (pre-arrival), varış zamanı (arrival), kalış zamanı (occupancy) ve çıkış zamanı (departure). Bazı oteller tarafından, özellikle otel yönetim sistemlerinin gelişmesiyle, satış öncesi, zamanı ve sonrası olarak da adlandırılan bu süreç temelde otel-misafir etkileşiminin mantıksal sıralı işleyişini tanımlamaktadır. Önbüro başta olmak üzere otel çalışanlarının bu aşamalardaki müşteri gereksinimlerini algılaması ve hizmetleri bu doğrultuda sunması beklenmektedir. Aynı zamanda önbüro işlemleri için de sistematik bir yaklaşım sunan bu döngünün aşamalarında gerçekleştirilen temel işlemler şu şekildedir:

Varış öncesi: Müşterilerin başta seyahat nedeni olmak üzere çeşitli kişisel nedenler ve tanıtım, önceki deneyimler, öneriler, şirketlerin seyahat politikaları, otelin konum ve itibarı, sadakat programları gibi çeşitli faktörler etkisinde konaklama yapacakları oteli seçtikleri aşamadır. Otel odalarının ve hizmetlerinin satış aşaması olan bu süreçte, çalışanlar misafirlerin gereksinim ve beklentilerine yanıt vererek satışı gerçekleştirir ve rezervasyon kaydını oluştururlar.

Varış zamanı: Kayıt ve oda atama işlemlerinin gerçekleştiği kritik aşamadır. Bu aşamada, otel ve misafir arasındaki iş ve yasal ilişki resmi olarak başlar. Bu nedenle, önbüro görevlisinin misafiri, kimlik bilgileri kapsamında net olarak tanıyarak, otele kabul etmesi gerekmektedir. Rezervasyonu olan ya da olmayan (kapı müşterisi – walk-in) misafirlerin giriş işlemlerinin sorunsuz yürütülmesi için önbüro görevlisinin oda tipleri, fiyatları, diğer misafir hizmetleri hakkında detaylı bilgi sahibi olması önemlidir.

Kalış zamanı: Tüm otel faaliyetlerinin merkezi olarak önbüro, misafirlerle ilgili pek çok hizmetin takip edildiği bölümdür. Misafir bilgilendirme, talep ve şikâyetleriyle ilgilenme, özel hizmetlerin sunumu gibi etkileşimler bağlı olarak bu aşama misafir bağlılığının da arttırılması açısından önemlidir. Misafirin konaklaması boyunca yaptığı harcamalar ve bunlarla ilgili ödeme/fatura işlemleri de yine bu aşamadaki önemli işlerdir.

Çıkış zamanı: Misafirle ilgili bir konaklama kapsamındaki tüm işlemlerin sonlandırıldığı bu aşamada aynı zamanda misafir geçmişi kaydı da oluşturulur. Böylece gelecekte kullanmak ve raporlar üretmek üzere misafirlerle ilgili tüm veriler derlenmiş olarak kayıt altına alınmış olur. Bu aşamada aynı zamanda misafirin konaklamadan memnun kalıp kalmadığı, varsa görüş ve önerileri de öğrenilir ve diğer bölüm yetkilileriyle paylaşılır.

Özet olarak belirtmek gerekirse, her aşamada gerçekleştirilen temel işlemler ve bu işlemleri yürüten önbüro çalışanları yukarıdaki tabloda belirtilmektedir.

Günümüzde tüm bu işlemler Otel Yönetim Sistemi (Property Management System) adı verilen otomatik sistemler üzerinde yürütülmektedir.

Misafir döngüsüyle ilgili dikkate alınması gereken önemli bir nokta, bu döngü kapsamındaki aşamaların bütüncül ve bütünleşik olması yanında çeşitli planlama ve yürütümler için bölümlenme ve uzmanlaşmayı da (tabloda da görüldüğü üzere) içermesidir. Bu aşamaların ilki, modern otelcilik yönetimi yaklaşımlarını yansıtan nispeten önetkin (proaktif) ve değişken (dinamik) bir yapıda bulunur; takip eden aşamalar ise göreceli olarak daha tepkisel ve durağan (statik) olup, işletme talimatları temelinde yürütülen işlemleri kapsamaktadır.