Rezervasyon; hava, deniz ve kara ulaşım araçlarının tarifeli ya da tarifesiz seferlerine ilişkin veya konaklama, yeme-içme ve eğlence işletmelerinde misafir için yapılan yer ayırtma, kayıt işlemidir. Konfirmasyon ise; doğrulama, geçerleme, onaylama anlamlarına gelmektedir. Rezervasyon konfirmasyonu; rezervasyonların, misafir ile turizm işletmesi arasında yapılan sözleşme ile yazılı olarak onaylama işlemidir. Müşterinin şahsen veya adına bildirilen rezervasyon talebi otelci tarafından kabul edilince sözleşme oluşmuş sayılır. Buna göre otelci ve müşteri; ilgili yasa, tüzük ve yönetmeliklere ve işletme kurallarına uymayı taahhüt etmiş olur.

Rezervasyon konfirmasyonu; mektup, telgraf, faks veya e-posta yoluyla yazılı olarak yapılmalıdır. Rezervasyon için teyit yazıları her bir rezervasyon için ayrı ayrı yazılabileceği gibi, bu amaçla hazırlanmış formlar da kullanılabilir. Misafire rezervasyonunun yapıldığını bilgilendirme ve belgelendirme işlemine teyit etme, bu işlemde kullanılan belgeye de rezervasyon teyit formu denir. Rezervasyon teyit formu, rezervasyon bilgilerine göre detaylı bir şekilde iki nüsha olarak doldurulmalıdır. Bir nüshası rezervasyonu yapan konuğa verilir, bir nüsha da otel rezervasyon formuna iliştirilerek dosyada saklanır. Eğer rezervasyonu seyahat acentası yapıyorsa üç nüsha düzenlenerek, ikinci nüshası konuğa verilmek üzere, iki nüshası seyahat acentasına gönderilir.

Yazılı olarak gelen rezervasyon taleplerinde otelcinin bu talebe yazılı olarak cevap vermesi gerekmektedir. Rezervasyon ile ilgili teyit, istenen bilgiler ve fiyatlarla birlikte talebin otele ulaşmasından itibaren en fazla üç gün içinde müşteriye bildirilmelidir. Başka bir antlaşma olmadıkça rezervasyonlar, yüksek sezon döneminde 24 saatten az olmamak koşuluyla süresi içinde iptal edilebilir. Ayrıca, tatil otellerinde rezervasyonlar, yüksek sezonda konaklama tarihinden 30 gün, düşük sezonda ise 14 gün öncesine kadar iptal edilebilir.