Kültür ve Turizm Bakanlığı’nın turizm işletmesi belgesi sahiplerinin birbirleriyle, müşterileriyle ve Bakanlıkla karşılıklı ilişkileri ile hak ve yükümlülüklerini uluslararası kurallar doğrultusunda düzenleyerek, bu ilişkilerden doğacak antlaşmazlıkları asgariye indirmek konusundaki Yönelik, 03.03.1983 tarih ve 17996 sayılı Resmi Gazete’de yayımlandı. Bu yönetmeliğin ikinci bölümüne göre acenta ile otel arasında yapılacak konaklama sözleşmelerinde akit serbestisi esastır. Böyle bir özel sözleşme olmaması halinde veya özel sözleşmede yer verilmeyen tüm konularda bu yönetmelik hükümleri uygulanır. Seyahat Acentaları ile Konaklama İşletmeleri arasında üç ana ve 14 tali konaklama sözleşmesi düzenlenmektedir.

1- Bireysel veya münferit sözleşmeler (FIT contracts): Genellikle 1-10 arası sayıdaki oda sayısı için yapılan otel sözleşmeleridir. Bu sözleşmeler dönemsel ya da yıllık bazda yapılır. Herhangi bir taahhütte bulunulmaksızın geçerliliğini koruyan sözleşmelerdir. Sözleşmede belirtilen fiyatlar dışında sor-sat (on request) esasına göre veya son dakika (last minute) oda satışlarında, otelin mevcut doluluğuna (occupancy) ve mevcut ortalama satış fiyatına (ADR) bağlı olarak otel ve acenta arasında önceden kararlaştırılmış farklı ve daha düşük fiyatlar uygulanabilir.

2- Grup sözleşmeleri (Group contracts): Genellikle on oda veya üstü gruplar için yapılan sözleşmelerdir. Garanti esasına göre ve iptal politikası belirlenen grup sözleşmelerinde, oda fiyatları bireysel oda fiyatlarından farklı, doluluğa bağlı olarak daha düşük veya yüksek olabilir. Grup sözleşmeleri ikiye ayrılır.

a) Geçici veya kapalı gruplar: Katılımcı sayısı ve kalış tarihleri önceden belirlenmiş belirli bir zaman diliminde meydana gelen ve devamlılık arz etmeyen gruplardır.

b) Back-to-back (devamlı) Gruplar: Bilhassa yaz dönemi veya yüksek sezonlarda yabancı ülkelerden, gerek charter gerekse tarifeli seferlerle gelen müşteri gruplarıdır. Genellikle 3/5/7 gün konakladıktan sonra ülkelerine dönerler ve bir sonraki grup otele giriş yapar.

3- Kontenjanlı (tahsisli) Sözleşmeler (allotment or commitment contracts): Release date esasına göre garantili yapılan sözleşme tipidir. Release date, acentanın serbestisi ve no-show’suz iptal yapılabileceği son tarihtir. Bu tip sözleşmelerde otel daha önceden belirlenen sayıdaki ve kategorideki odaları acentaya tahsis eder. Bu sözleşmelerde ana hedef acentanın çok özel fiyat temin edip talep yaratarak yüksek hacimli iş yapmasıdır. Kontenjanlı sözleşmelerin çeşitleri aşağıdadır:

a) Dolu-Boş Garanti Ödemeli Sözleşme: Acenta ile otel arasında anlaşılan oda sayısı no-show garantilidir. Satışların sonucu ne olursa olsun acenta belirli sayıdaki odayı kendi adına garanti eder. Genellikle bu odaların bedelleri ya peşinen ödenmiş veya banka teminat çeki karşılığı garanti altına alınır. Daha çok yüksek sezonlarda veya charter operasyonlarında uygulanmaktadırlar.

b) Kısmi Dolu-Boş Garanti Ödemeli Sözleşme: Acenta taahhüt altına aldığı odaların sadece belirli sayıdakilerinin bedelini ödemekle yükümlüdür. Oda blokajlarında yüzde 10-30 eksiltme veya arttırma yapılabilir. Örneğin günlük 20 oda tahsisli ise ve iki-beş oda acenta tarafından doldurulmamışsa, bu odalar için acentaya no-show uygulanmaz.

c) No-Show’suz, Garantisiz Sözleşme: Acentaların en çok tercih ettikleri sözleşme tipidir. Free sale esasına dayanan bu tip sözleşmelerde otel istenen sayıdaki odaları acentaya ayırmayı kabul eder. Acenta kontenjanlı odaların bedelini odaları fiilen sattığı takdirde öder. Satamazsa no-show uygulanmaz. Ayrıca bu tip sözleşmelerin bazılarında gerçekleşmeyen rezervasyonların daha sonra yapılan rezervasyonlarla telafi edilmesi yer alabilir.

d) Ön Ödemeli Sözleşme: Genellikle acentanın ileriye dönük, otele sormadan satış yaptığı, bitiş tarihine (release date) esasına dayalı, no show’suz iptal yapabileceği bir sözleşme tipidir. Kontenjan tutarı acenta tarafından otele peşinen veya sezonu kapsayan süreler için verilen çeklerle ödenir. Örneğin; Her oda için on gün iptal süreli, beş oda için yedi gün iptal süreli, üç oda için iki gün iptal süreli rezervasyonlar gibi. Bu tip sözleşmeler acentalar tarafından daha çok tercih edilen sözleşmelerdir.

e) Ciro Bazlı Sözleşme: Oda karşılığı belirli bir tutara eriştiği takdirde sözleşmede belirtilen indirimli oda fiyatları geçerli olacaktır. Örneğin, otel ve acenta arasında günlük 100 ABD Doları olarak kabul edilen oda fiyatı, belirli bir süre içerisinde yapılan iş hacmi 100 bin ABD Dolarını geçerse oda fiyatı 85 ABD Doları’na iner. Yine kademeli olarak toplam iş hacmi 300 bin ABD Dolarına eriştiği takdirde günlük oda fiyatı 75 ABD Doları’na inebilir. Bu tip kontenjanlı sözleşmeler de Release Date'li olarak belirlenir. Tabiidir ki bu antlaşmalarda no-show olmamakla beraber garanti kuralları söz konusudur.

f) Oda Bazlı veya Geceleme Bazlı Sözleşme: Bu tür sözleşmelerde belirli oda veya geceleme gerçekleşmesi halinde indirimli fiyat geçerli olacaktır. Örneğin, günlük 100 ABD Doları olan oda fiyatı yine belirli süre içerisinde 1000 geceleme gerçekleştirildiği takdirde 90 ABD Doları olarak uygulanır. Bu tip kontenjanlı sözleşmelerde günlük oda kontenjanları ile birlikte otel tarafından Release Date’ler de verilmektedir. Tabiidir ki bu antlaşmalarda no-show olmamakla beraber garanti kuralları söz konusudur.

g) Komisyon Bazlı Geceleme Sözleşmesi: Bu sözleşme tipinde acenta tarafından Release Date’li kontenjanlar kapsamında oda veya geceleme karşılığında kademeli olarak komisyon geliri elde edilmektedir. Örneğin 500 oda geceleme ve üstü yüzde 5, 1500 geceleme ve üstü yüzde 10 vb. gibi acentaya ödenecek komisyon söz konusudur.

h) Kredili Sözleşmeler: Tamamen güvene dayalı veya finansal garanti (banka garanti mektubu veya teminat çeki) karşılığı otel ile acenta arasında yapılan sözleşmeye göre, otelin tayin ettiği şartlar dâhilinde yapılan rezervasyonların tutarı müşteri otelden ayrıldıktan sonra kredi limiti ve süresi dâhilinde ödemeler otel tarafından kesilen fatura karşılığı yapılmaktadır.

i) Geri Ödeme (Kick Back) Esasına Göre Sözleşme: Yine Release Date’li kontenjanlar kapsamında gerek oda/geceleme sayıları veya belirli tutarlar kademeli olarak aşıldığında otel ve acenta arasındaki tutarlar fatura karşılığı mahsup edilir. Örneğin 500 bin ABD Doları ve üstü için belirlenmiş bir yüzde, yüzde 3 gibi, bir milyon ABD Doları ve üstü yüzde 5 gibi veya 500 oda geceleme ve üstü yüzde 5, 1000 geceleme ve üstü yüzde 10 gibi geri ödeme (kick back) fatura karşılığı otel ve acenta arasında sözleşmenin bitiş tarihinde mahsuplaşılır.

j) In-house’a Göre Bedelsiz (Complimentary) Oda Sözleşmesi: Grup rezervasyonlarında otel genelde her 16 kişide double odada bir kişi için bedelsiz (complimentary) oda vermektedir. Ancak otel grup olmadığı takdirde de acentanın münferit (FIT) sayısının farklı tarihlerde çıkış yapacak müşteriler için aynı gün içerisinde değişik yurtdışı acentalardan olsa bile 16 kişiden sonra double odada bir kişi veya 20-25 odada bir oda bedelsiz (complimentary) uygulayabilir.

k) Pazarlama Masraflarına Katkı Bazında Sözleşme: Genellikle yurtdışındaki acentalar, aktif turizm (incoming) yapan acentalarla belirlenen oda/geceleme gerçekleştirilmesi karşılığında ülkesinde yapmış olduğu tanıtım/reklam karşılığı ortaya çıkan bedellerin telafisi için daha önce belirlenmiş odaların bir bölümünü bedelsiz (complimentary) olarak kullanır. Otel veya bakanlık, bu antlaşmaya bağlı olarak, acentadan bulunduğu pazarlarda yapmış olduğu reklam çalışmalarını görmeyi talep etme hakkını saklı tutar.

l) Serbest Satış Kontenjan (Free sale) Sözleşmesi: Bu çeşit uygulama satışların çok düşük olduğu dönemlerde otellerin boş kapasitelerini doldurmak için yapılır. Acenta herhangi bir sorumluluk taşımaz. Otel (stop sale) mesajı göndermedikçe otel ya kendi otelinde veya başka bir otelde muadil veya daha üstü oda temin etmekle yükümlüdür.

m) Tek Yetkililik (Exclusive) Sözleşmesi: Tek yetkililik ilkesi, belirli bir pazar için acenta ile otel arasında uygulanan çok özel bir yöntemdir. Bu yönteme göre acentanın otelden aldığı fiyatın aynı pazarda çalışan diğer acentalara verilmemesi veya çok üstünde verilmesi söz konusudur. Otel garanti karşılığı tek yetkili acentaya günlük belirli sayıda oda tahsis (allotment) eder. Release date’ler çok kısa olur. Böylece garanti kuralları dahil olmak üzere acenta belli bir risk üstlenerek ilgili pazarda satış imkânı sağlayabilir.

n) Uçuş Destekleme (Fly Support) Sözleşmesi: Birçok ülke turizmi geliştirmek ve özellikle ulusal ve özel havayollarını destekleme adına yurtdışından turist getiren acentalara uçuş desteği vermektedir. Örneğin X bir acenta getirmiş olduğu her turist başına üç-beş ABD Doları destek alabilmektedir. Kültür ve Turizm Bakanlığı son yıllarda uçuş destekleme adına charter operasyonlarında her uçuş için minimum 100 kişi taşındığı taktirde acentaya 6000 ABD Doları destek vermektedir. Bu sayede de otelin oda satışlarına destek sağlanmaktadır.