Pinder ve Harlos’a göre (2001) sessizlik, insanları yakınlaştırabileceği gibi birbirinden uzaklaştırabilmektedir. İnsan ilişkilerini bozabileceği gibi düzeltebilmektedir. Bilgi sağlayabileceği gibi bilgiyi gizleyebilmektedir. Yoğun düşünmenin işareti olabileceği gibi düşünce yoksunluğunun işareti de olabilmektedir. Onay/kabul göstergesi olabileceği gibi muhalefetin de göstergesi olabilmektedir. Yaklaşık XX. yüzyıl önce Latin şair ve düşünür Publilius Syrus sessizliği birçok yönden değerli kılan bir söylemde bulunmuştur: “Konuşmadığım için değil, konuştuğum için pişman olurum”. Oysaki günümüzde en değerli sermaye düşüncedir. Örgütlerde çalışan bireylerin düşünceleri örgütsel gelişime katkıda bulunabileceği gibi engel de olabileceğinden örgütler açısından büyük önem taşımaktadır. Bazı nedenlerden dolayı örgüt çalışanlarının sessiz kalmaları örgütlerde yeniliği ve yaratıcılığı engellemektedir.

Sessizlik, çalışanların görüş ve önerilerini saklamaları olarak tanımlanabilmektedir. Örgüt çalışanlarının sessizliği 1970’li yıllarda çalışanların rahatsız oldukları durumlara pasif kalmaları ya da kabullenme, uyum ve bağlılık göstergesi şeklinde algılanan sessizlik, zamanla farklı biçimlerde tanımlanmaya başlanmıştır. 2000 yılında Morrison ve Milliken tarafından yapılan çalışmada örgütsel sessizlik; çalışanların örgütsel problemler ile ilgili öneri, düşünce ve endişelerini bilinçli şekilde dışarıya yansıtmamaları şeklinde tanımlanmıştır. Günümüzde kabul gören bir başka tanım ise şu şekildedir: Değişimi etkileyebilecek ya da düzeltebilecek yeteneğe sahip olarak algılanan çalışanların, örgüte dair konularda yaptıkları, davranışsal, bilişsel ve/veya duygusal değerlendirmeler hakkındaki içten düşüncelerini paylaşmamasıdır.

Alan yazında zaman zaman işgören sessizliği (employee silence) ve örgütsel sessizlik (organizational silence) kavramlarının birbirinin yerine kullanıldığı görülmektedir. Oysa işgören sessizliğinin temelinde bireysel korku ve tasalar varken, örgütsel sessizliğin temelinde örgüt yapısından kaynaklanan problemler vardır. Ancak işgören sessizliği örgüt çalışanlarının tümüne yayıldığında örgütsel sessizliğe yol açabilmektedir. Araştırmalara göre sessiz kalma davranışında şikâyet eden bir kişi olarak algılanma, saygı ve güven kaybetme, ilişkilerin zarara uğraması, işten atılma, terfi alamama gibi korkularla birlikte açıkça konuşmanın yarar sağlamayacağı inanışı önemli bir rol oynamaktadır. Öte yandan, bireyin grubun diğer üyelerince desteklenip desteklenmeyeceğine ilişkin algısı da sessizlik davranışına bürünmede etkilidir.

Çeşitli yazarlar tarafından sessizlik sınıflandırmaları yapılmaktadır. Dyne vd. (2003) tarafından yapılan sınıflandırmaya göre, çalışanların düşünce ve önerilerinin dikkate alınmayacağı inancıyla ortaya çıkan kabullenici sessizlik, çalışanların kendini koruma kaygısından kaynaklanan savunma amaçlı sessizlik ve çalışanların örgütün zarar görmesini önlemek adına sessiz kaldıkları örgüt yararına sessizlik söz konusudur.

Kish-Gephart vd. (2009) göre sessizlik; bilinçli olmayan savunmacı sessizlik -yöneticinin tavırlarından korku duyularak sessiz kalma-, plan odaklı savunmacı sessizlik –geçmişte yaşanan olaylar nedeniyle temkinli davranma-, bilinçli savunmacı sessizlik –olası tehditlerden korunmak amacıyla sessiz kalma, alışılmış ya da öğrenilmiş sessizlik –olumsuz deneyim ve endişelerden dolayı davranış haline gelmiş sessizlik şeklinde sınıflandırılabilir.

Pinder ve Harlos (2001) sessizliği, işgören sessizliği ve kabullenici sessizlik olarak iki sınıfta toplamaktadır: İşgören sükûneti; fikir uyuşmazlığı olma durumunda en uygun anı bekleyip engeli ortadan kaldırabilene kadar sessiz kalmayı ifade ederken, kabullenici sessizlik ise bireylerin konuşarak hiçbir şeyi değiştiremeyeceklerine inanmaları nedeniyle sessiz kalmalarını ifade etmektedir.

Kostiuk (2012) sessizliği, dört sınıfta incelemektedir: Taktiksel sessizlik, çalışanların kötü duruma düşmeme veya daha çok kazanç sağlama adına bazı bilgilerini kendilerine saklaması iken, refleksif sessizlik, çalışanların kendilerini korumak için bilinçsiz olarak sessiz kalmalarıdır. Çalışanların çeşitli nedenlerle birbirleriyle iletişim kuramamaları ise yapısal sessizlik, çalışanların örgütte etkinliklerini kaybettikleri algılarıyla ortaya çıkan ve sorun ve çözümlerle ilgilenmedikleri sessizlik türü ise umursamazcı sessizlik olarak adlandırılmaktadır.

Knoll ve Dick (2013) sessizliği, değişim umutlarını yitiren çalışanların kabullenici sessizliği, sorunların çözümü ile ilgili öneri getirebilecekleri halde kendileri için en iyisinin sessizlik olduğuna inanan çalışanların savunmacı sessizliği, susmanın herkes için en iyisi olacağı düşüncesiyle tercih edilen prososyal sessizliği ve çalışanların kendi menfaatleri doğrultusunda fırsatçı sessizliği şeklinde sınıflamaktadır.

Sessiz kalmanın temelinde ister bireysel ister örgütsel nedenler olsun sessizlik hem çalışanlar hem de örgüt açısından istenmeyen sonuçlar doğurabileceğinden, örgütsel sessizlik yönetilmesi gereken bir süreçtir. Örgütsel sessizliğin azaltılmasına yönelik olarak tepe yönetimin ve yöneticinin sessizliğin azaltılmasına yönelik tutumları, iletişim fırsatları, çalışanların sessizliğin azaltılmasına yönelik tutumları önemlidir. Tepe yönetim çalışanların fikirlerini açıklama konusunda teşvik edici bir yapıda olduğunda, bir bölüm yöneticisi astların örgüt politikaları hakkında kendi bakış açısını ifade etmesine izin verdiğinde, yukarıdan aşağıya geribildirimde bulunduğun örgütsel sessizlik azalacaktır.

Örgütsel iletişim fırsatlarının bulunması; bilginin çalışanlar arasındaki paylaşımı, iletişimde tarafların birbirini ciddiye alması ve çalışanın söz söyleyebilmesi/sesini çıkartabilmesi; bir başka deyişle şeffaflık, açıklık ve güven ortamının varlığı örgütsel sessizliği azaltacaktır. Çalışanın, işe yönelik ve örgütsel konular hakkında açıklayıcı görüşünden veya kararından endişe etmemesi de örgütsel sessizliği azaltacaktır. Örgütsel sessizlik sürecini yönetebilen, farklı öneri ve düşüncelerini rahatça ifade edebilen çalışanlara sahip olan örgütler örgütsel değişimlere hızla uyum sağlayabilmektedirler.