Kurumsallaşma kavramının kökü olan kurum kelimesi Türk Dil Kurumu sözlüğünde “Evlilik, aile, ortaklık, mülkiyet gibi köklü bir yapıyı içeren, genellikle devletle ilişkisi olan yapı veya birlik, müessese” olarak tanımlanmaktadır. Bu tanımlama, kavramın içerik itibariyle sosyal ve ekonomik birçok yapıyı kapsamına aldığını ifade etmektedir. Kurumsallaşma ise “Bir işletmenin faaliyetlerini gerçekleştirirken kişilere bağımlılığı asgari düzeye indirip kural ve sistem odaklı bir anlayışı benimsemesi” şeklinde tanımlanabilir. Bu anlayışa geçmeyi zorunlu kılan neden, işletmelerin sürekliliğinin sağlanabilmesi için kişilerden bağımsız hâle gelme gereksinimidir. Kurumsal işletmelerde yönetim işlevi daha önce belirlenen değerler, politikalar, planlar, prosedürler ve kurallar çerçevesinde profesyoneller tarafından yerine getirilir. Kurumsallaşmanın sağlanabilmesi için a) kuruluş içerisinde vizyon, misyon ve değerlerin belirlenmesi, b) kural ve prosedürlerin oluşturulması, c) çalışanların iş şartnameleri ve tanımlarının hazırlanması, d) kuruluş içerisindeki tüm işler için iş akış diyagramlarının oluşturulması, e) işi yapacak kimselerin seçiminde liyakat sisteminin kurgulanması ve f) yetki ve sorumluluğun dengeli bir biçimde dağıtılması gerekmektedir.

XX. yüzyılın son çeyreğiyle birlikte, özellikle iletişim teknolojilerinde meydana gelen gelişmeler dünyanın her bölgesinin daha bilinir ve daha ulaşılabilir olmasına yol açtı. Bu durum, insanların beklenti düzeylerini yükselten bir etken haline geldi. Daha iyi şartlarda yaşamak ve çalışmak isteyen insanlar da hizmet aldıkları ve hizmet verdikleri kuruluşları daha iyi olmaları yönünde zorlamaya başladılar. Bunun sonucu olarak; tüm kuruluşlar küçülen dünyada büyüyebilmek, sürdürülebilir olmak ve hizmet kalitelerini arttırmak maksadıyla kurumsallaşmaya daha fazla önem vermek zorunda kaldılar.

Kurumsallaşamayan yani patron, yönetici ya da kilit çalışan gibi kişilere bağlı olarak faaliyetlerini gerçekleştiren işletmelerin sürekliliği, o kişilerin işletmede kaldıkları süreyle doğru orantılıdır. Bahsi geçen kimselerin ölüm, istifa, emeklilik gibi nedenlerle işletme ile bağının kesilmesi durumunda, o işyerinde faaliyetlerin sağlıklı bir biçimde sürdürülebilmesi zorlaşmaktadır. Kurumsallaşamayan işletmelerin büyümesi, rekabetçi olması ve gelecek nesillere aktarılarak sürekliliğinin sağlanması neredeyse imkânsız hâle gelmektedir. Bu durumun farkında olan işletmeler kurumsallaşmanın gereğini daha yakından hissetmekte ve kurumsallaşma doğrultusunda çalışmalara başlamaktadırlar.