Genel olarak üç çeşit salon bulunmaktadır. Bunlar; toplantı salonları, balo salonları ve sergi salonlarıdır. Toplantı organizasyonu açısından en önemli hususlardan biri yapılacak olan toplantının alanıdır. Bu tip organizasyonlarda uygun işletmenin seçiminde salonları değerlendirirken önemli olan husus, toplantı yapılan işletmenin istek ve ihtiyaçlarına, toplantının amacına uygun fiziksel koşulları sağlayabilen sosyal bir ortamın oluşturulmasıdır. Toplantıların başarılı olması fiziki koşulların olumlu olmasına, huzurlu ve konforlu bir mekana sahip olmasına bağlıdır. Bu nedenle toplantının yeri, toplantının çeşidi ve kapasitesine uygun mekanlar seçilmelidir. Bunun yanında, havalandırma, ışık ve ısı gibi unsurlarda toplantı salonunun seçiminde etkilidir.

Yapılacak olan toplantının amacına göre ve ilgili oturumlara katılacak delegelerin sayısına göre de salonlar belirlenir. Toplantı salonları kongre merkezlerinde olabileceği gibi, konaklama işletmelerinde, kurum veya kuruluşların içerisinde de yer alabilir. İlk önce toplantı salonlarının kapasitelerinin belirlenmesi önemlidir. Toplantı salonlarının kapasitesi, yerleşim düzenine, salonun fiziki şartlarına, görsel–işitsel donanım gereksinimlerine göre farklılık gösterir.

Toplantı yeri seçimi ile ilgili değerlendirme yapılabilmesi için toplantı salonlarını ve istenilen hizmetleri değerlendirmek üzere bir kontrol listesi hazırlanır. Bu liste içerisinde şu ölçütler yer almaktadır; istenen toplantı salonu sayısı, toplantı salonlarının adlarının ve kapasitelerinin bulunması, toplantı salonlarının kira ücretleri, salonların ses geçirmezliği, özel ışıklandırma sisteminin varlığı, özel sahne gereçlerinin varlığı, portatif ses düzeninin varlığı, sahne platformlarının yükseltmelerini sağlayan parçaların varlığı, yalıtım, kolonlar, aynalar, dekorasyonun, salonun akustiğinin uygun olması ve görsel-işitsel teçhizatın olması, yeterli elektrik aksamının ve istenen voltaj akımına sahip olunması, salona giriş çıkış kolaylığı, genel kullanım alanlarının yakınlığı, toplantıda görevli personelin kullanacağı yer, sunum kürsüsü ve özel kullanım alanları, gerekirse tele-konferans teçhizatının varlığı, toplantı organizatörünün kullanabileceği yerde hava-ısı, ışık ve ses kontrol düzeninin varlığı, görsel araçların varlığı, sigaralı-sigarasız bölümlerin olması, kapalı devre televizyon sisteminin varlığı, dekorasyon için çiçek ve bitkilerin olması, kürsü tokmağı (özellikle iş toplantıları için), katılımcıların not alabilmesi için bloknot ve kalemlerin olması ve salonları tanıtım levhalarının ve işaretlerinin olması şeklinde sıralanabilir.

Toplantı salonlarında bulunması gereken ve incelenmesi gereken ölçütler şu şekilde sıralanmaktadır:

Toplantı salonlarının sayısı: Toplantıyı düzenleyen kişiler veya kuruluşlar tarafından düzenlenecek yerdeki toplantı salonlarının sayısı bilinmelidir.

Toplantı salonlarının ses geçirmezliği: Aynı anda birden fazla salonda toplantının olabilmesi nedeniyle salonların ses geçirmez olmasına dikkat edilmelidir. Ayrıca dışarıdan gelebilecek sesler içinde gerekli önlemler alınmalıdır.

Modern görsel ve işitsel sistemler: Bir toplantının başarısında uygun ve etkin donanım, görsel ve işitsel sistemlerin olması önem taşımaktadır. Dolayısıyla kullanılmak üzere flipchart, tepegöz, projeksiyon, mikrofon, audio-visual gibi teknik donanımların olması veya (portatif) ses düzeninin olması önemlidir.

Salonların konumu: Toplantı salonlarının katlarının farklı olması, delegelerin oturumlar arasında koşuşturmalarına neden olabilmektedir. Bu durumda oturumlara geç kalınması gibi sorunlara sebep olabilmektedir. Ayrıca, farklı katlardaki toplantı salonlarının kullanımı yön işaretlerinin- levhalarının ve çalışan sayısının artmasına neden olmaktadır. Bununla birlikte gerek zaman kaybına gerekse enerji kaybına sebep olmaktadır.

Toplantı salonlarına giriş-çıkış (ulaşım) kolaylığı: Salona giriş ve çıkışlar salonun konumu ve yerleşimiyle ilgili diğer önemli bir husustur. Bazı salonlara sadece asansörle ulaşılabileceği gibi bazı salonlara merdivenle de ulaşılabilir. Ayrıca toplu çıkışlarda salonun uygun konumda olması önem taşımaktadır. Bununla birlikte, kahve-çay aralarında rahatça çıkılabilecek ve hareket edilebilecek şekilde planlanması ve dikkate alınması gerekmektedir.

Salonların oturum şekline göre kapasitesi: Salonların oturum şekli toplantının amacına ve en ergonomik şekilde olabilecek durumda konumlandırılmalıdır. Salonun kapasiteleri değerlendirilirken, konuşmacıların yeri ve dinleyicilerin rahatça konuşmacıları görebileceği şekilde konumlandırılmalıdır. Bununla birlikte, salonun arka tarafına yiyecek-içecek konulacaksa bu alanda hesaplanarak kapasite belirlenebilir.

Salonların tasarımı: Salonun “L” veya “T” şeklinde olması, ayrıca kolonların olması, tavanın alçak olması, ışıklandırma sisteminin yanlış yerde olması gibi olumsuz durumlar dikkate alınarak tasarım gerçekleştirilmelidir.

Özel hizmet ve ekipmanlar: Toplantı salonlarında kullanılacak cihaz ve donanımların kullanımı, dikkat edilmesi gereken diğer bir husustur. Bu cihaz ve hizmetler; projeksiyon cihazı, donanımlı bütün bir sahne, tele-konferans cihazı, audio-visual, özel ışıklandırma, barkovizyon, simültane çeviri sistemi gibi sistemlerin salonda bulunması veya kiralanması söz konusu olabilmektedir. Toplantı salonları genel olarak, tiyatro şekli yerleşim düzeni, sınıf şekli yerleşim düzeni ve konferans şekli yerleşim düzeni olarak sınıflandırılmaktadır.

Tiyatro şekli yerleşim düzeni: Bu oturma düzeni konuşmacıyı veya sahneyi görecek şekilde sandalyelerin düz, yan oval, oval veya “V” şeklinde sıralar halinde yerleştirilmesi şeklindeki düzendir. Klasik bir toplantı oturma şeklidir. Tiyatro şekli oturma düzeni genellikle katılımcı sayısının yüksek olduğu özellikle de 500 ve üzerinde olduğu kongreler için daha fazla tercih edilir.

Sınıf şekli yerleşim düzeni: Kongre katılımcılarının toplantı boyunca not alması gerektiğinde sınıf şeklindeki oturma düzeni uygulanır. Bu toplantı yerleşim düzeninde katılımcıların önlerinde sıralar bulunur ve böylece not alma veya diğer gereksinimler için bu sıraları kullanabilirler. Bu oturma düzeninde sıraların üstüne ses ayarı ve mikrofon gibi teknik donanımlar da yerleştirilebildiği gibi dosya, kalem, kâğıt gibi materyallerde konulabilmektedir.

Konferans şekli yerleşim düzeni: Bu yerleşim düzeninde amaç katılımcılar arasındaki tartışmaları kolaylaştırmaktadır. Bu oturma şeklinin “U”, “T”, “E” şeklinde kare veya dikdörtgen olarak ve iç tarafa oturulmayan, üst kısmı köşeli veya yarım oval şeklinde genellikle iki masanın birleştirilerek tek sıra haline getirilen şekil ve yuvarlak masa veya ziyafet (banket) düzeni şekilleri olabilir. “T” şekli üst kısma masaların tek tek yerleştirilmesi, bacak kısmına ise iki masanın birleştirilmesiyle oluşan oturma düzenidir “U” şekli ise masaların yan yana dizilmesi şeklinde oluşturulabilir. “U” şeklinin üstünlüğü, bütün katılımcıların birbirlerini daha rahat görmeleri ve duymalarını sağlar. Zayıf yanı ise, katılımcılar iç kısma da oturabilir ancak oturulmadığında kullanılmayan yer fazla kalmış olur.