Yönetim fonksiyonları toplantı organizasyonları açısından ele alındığında planlama, örgütleme, emir-komuta, koordinasyon ve kontrol fonksiyonları açısından incelenir. Planlama aşamasında neyin, ne zaman, kim tarafından, nasıl yapılacağının önceden belirlenmesi nedeniyle toplantıda öncelikli olarak gerçekleştirilmek istenen “amacın” netleştirilmesi çok önemlidir. Örneğin, bir kongre organize edilecekse kongrenin ulusal veya uluslararası olması, profesyonel kongre organizatörleri ile çalışıp çalışılmayacağı, sponsor desteğinin olup olmayacağı, hangi şehirde, ne zaman ne tür bir işletmede, ne kadar sürede ve hangi tür programları içereceğinin belirlenmesi şeklinde planlanması gerekir.

Örgütleme açısından ele alındığında ise, profesyonel kongre organizatörleri, üniversite ve uluslararası bir kuruluş ile toplantı organize edildiğinde, bütün bu düzenleyicilerin kendi içinde örgütlenmeleri gerekir. Üniversitenin organizasyon komitesi başkanı ve üyeleri, profesyonel kongre organizatörlerinin bir başkan ve üyeleri ve uluslararası kuruluştan da bir başkan ve üyeleri şeklinde örgütlenebilir. Dolayısıyla emir-komuta zinciri içerisinde profesyonel kongre organizatörleri olarak başkan kendi personelinden sorumlu olurken, üniversitenin düzenleme komitesi başkanı ve uluslararası kuruluşun başkanı kendi komite üyelerinden sorumlu olacaktır. Başkanlar eşit düzeyde yetkili olsalar da, eğer uluslararası kuruluş profesyonel kongre organizatörleri ve üniversite ile çalışmayı tercih etmiş ise, bir çeşit ev sahibi konumunda olacağından bu kuruluşun görünmez bir yetki üstünlüğü olduğu söylenebilir.

Koordinasyon olarak; her başkanın kendi çalışma arkadaşları ile hem kendi içlerinde hem de birbirleri arasında organizasyonun başarısı adına uyumlu bir şekilde hareket etmesi gerekir. Uygulamada genellikle organizasyonun operasyon kısmı profesyonel kongre organizatörlerine, bilimsel kısmı üniversiteye ve uluslararası kuruluşa bırakılmaktadır. Sponsor bulma konusunu ise tarafların hepsi üstlenebilirken, yalnızca birbirlerini bilgilendirmeleri gerekir.

Denetim fonksiyonu ise, organizasyonla ilgili açılan banka hesaplarının kontrol edilmesi, toplantı düzenleyen kuruluşların kendi içlerindeki denetim mekanizmaları, organizasyon boyunca düzenli olarak gün sonunda yapılan denetimler, organizasyon sonunda kapatılacak hesapların kontrolü, elde edilen gelirlerin resmi makamlarca denetlenmesi, değerlendirme toplantısı yapılması şeklinde olabilir.

Toplantı yönetimi toplantı öncesi faaliyetler, toplantı esnasındaki faaliyetler ve toplantı sonrası faaliyetler olmak üzere üç kısımda ele alınabilir. Toplantı öncesi yapılması gereken faaliyetler şu şekildedir:

Toplantı amacının belirlenmesi: Esasen gerçekleştirilmek istenen amaç organizasyonun adını ve niteliğini büyük ölçüde belirler. Bu nedenle amacın belirlenmesinden sonra organizasyonun konferans, sempozyum, panel gibi toplantılardan hangisinin olacağı daha net olarak ortaya çıkabilir. Organizasyonun niteliği belirlendikten sonra yönetim fonksiyonlarının gerçekleştirilmesi ve detaylandırılması daha doğru olacaktır.

Toplantı teklifinin hazırlanması: Bir toplantıyı organize etmek için ev sahibi kuruluş tarafından bu işin uzmanı bir profesyonel kongre organizatörleri ile veya uluslararası bir kuruluş ile çalışmak istenebilir. Bu durumda da bu işletmeler veya kuruluşlar teklif sunarlar. Profesyonel kongre organizatörlerinin hazırlayacağı teklif ilk etapta daha çok kongreye katılması beklenen profili nicelik ve nitelik olarak belirlemek şeklinde iken, uluslararası kuruluşun hazırlayacağı teklif ise daha detaylı olabilmektedir.

Toplantı tarihinin belirlenmesi: Toplantılar, ilkbahar ve sonbahar aylarında daha çok tercih edilebilmektedir. Bunun nedeni ise, bu aylarda konaklama işletmeleri, havayolu şirketleri ve seyahat acentaları için ölü sezon olarak nitelendirildiğinden bu işletmelerin fiyatlarının daha uygun olmasına ve kapasitelerinin yüksek olmasına neden olmaktadır. Buna karşılık, kongre turizminin sektör haline gelmiş şehirlerinde, konaklama, toplantı mekanları vb. imkanların kapasitelerine göre yılın herhangi bir döneminde de toplantılar düzenlenebilmektedir.

Toplantı yerinin belirlenmesi: Toplantı düzenleyen kuruluşların oda, gezi, toplantı mekânı, kullanabilecek araç gereçler vb. konularda çok farklı talep ve beklentileri olabilmektedir. Bir şehrin toplantı için seçilmesinde toplantı merkezi bulunması, kolay ulaşılabilirlik, toplantı merkezindeki salonların çok amaçlı kullanılabilmesi, konaklama tesislerinin varlığı ve görsel-işitsel ve diğer teknik imkanların olması önemlidir.

Tanıtım faaliyetlerinin yapılması: Kongre organizatörleri veya kongreyi düzenleyen kişi veya kuruluşlar tarafından çeşitli iletişim araçları kullanılarak hedef kitleleri bilgilendirmek ve organizasyonlara katılımı arttırmak için yapılan faaliyetlerin tümüdür.

Katılımcı sayısının belirlenmesi: Toplantıya kaç kişinin katılacağının tespiti konaklama adına yapılacak antlaşmalardan sponsor bulmaya kadar pek çok konuyu ilgilendirmektedir. Bu nedenle katılımcı sayılarının doğru tespit edilmesi önemlidir.

Personelin temin edilmesi: Organizasyonlarda çalışabilecek personeli daimî ve geçici personel olmak üzere ikiye ayırmak mümkündür. Daimî personel, toplantıyı düzenleyen kişi veya kuruluşta çalışanlar iken, geçici personel ise toplantının türü ve büyüklüğüne göre çalıştırdığı ekstra personellerdir.

Bütçe ve finansal işlerin hazırlanması: Bütçenin planlanması iki aşamadan oluşmaktadır. Birinci aşamada taslak bir bütçe hazırlanarak tahminler ve varsayımlar belirlenmektedir. İkinci aşamada ise taslak bütçe üzerinde maliyet araştırması yapılarak asıl bütçe oluşturulmaktadır.

Kongre iletişim ve sekretaryasının kurulması: Kongre organizasyon şemasında belirtilen faaliyetlerin bir bünye altında planlanması, yürütülmesi, denetlenmesi ve değerlendirilmesi amacıyla kurulan ve profesyonel bir ekip tarafından yönetilen bir birimdir.

Programların hazırlanması: Toplantılarda genel süre, oturumların kaçar dakika olduğu, kahve-çay molaları, gezi ve turlar dikkate alınarak programların hazırlanması gerekmektedir.

Banka hizmetleri: Katılımcıların ödemelerini yapabilmeleri amacıyla bankalarda Türk lirası veya döviz cinsinden hesaplar açılmaktadır. Banka hesapları, iki kişi adına açılmalı ve toplantı bitince de mutlaka hesap kapatılmalıdır.

Resmi izinlerin alınması: Toplantı organizatörleri, kişi veya kuruluşların gerekli resmi izinleri almaları gerekmektedir. Bu resmi izinlerin, bürokratik engeller veya ihtiyaçlar nedeniyle yapılması zorunludur.

Kullanılacak malzemelerin ve dokümanların hazırlanması: Dokümanlar zaman yöntemine ve fonksiyonlarına göre dokümanlar olmak üzere ikiye ayrılabilir. Zaman yöntemine göre dokümanlar; kongre öncesi dokümanlar, çağrı yazıları, davetiyeler, resmî kurumlardan izin yazıları basın bildirileri ve ilanlar ile tahmini programlardan oluşur. Kongre sırasındaki dokümanlar ise kesin programlar, katılımcıların listesi, yaka kartları, davetiyeler, günlük bültenler, dosyalar, bloknotlar vb. gibi, Kongre sonrasındaki dokümanlar ise raporlar, kongre kitabı vb. kapsar.

Rezervasyon işlemleri: Şirket toplantılarına katılacakların sayısı aşağı yukarı bilindiği için odalara yerleştirme ve boş odaların satışı açısından çok fazla sorun teşkil etmemektedir. Dernek toplantılarında ise isteğe bağlı olarak katılım söz konusu olduğundan istenen oda sayısını önceden belirlemek mümkün değildir. Bu sebeple, katılımcılardan ön ödeme istenebilmektedir.

Karşılama ve transfer hizmetleri: Toplantıya katılan delegelere geliş ve gidiş sırasında transfer hizmetleri toplantıyı düzenleyen kişi veya kuruluş tarafından verilebilmektedir.

Anlaşmaların yapılması: Toplantı düzenleyicileri ile konaklama işletmesi, toplantı merkezi, teknik donanım veya yiyecek-içecek gibi dışarıdan alınabilen hizmetler için yapılan antlaşmaları kapsar.

Toplantı esnasında yapılacak faaliyetler ise katılımcı odaları ve dağılımlarının yapılması, no-show ve overbooking (fazla rezervasyon) gibi durumlar karşısında yapılacak işlemleri, giriş-çıkış işlemleri, kayıt işlemleri, toplantı salonlarının seçimi, tasarımı ve oturma düzenlerinin yapılması, simültane çeviri hizmetleri, yiyecek-içecek hizmetleri, teknolojik ekipmanlar ile ilgili çalışmalar, gezi ve turların düzenlenmesi, medya ile ilgili faaliyetler, yönlendirme levhaları ve işaretlere ilişkin düzenlemeler ve sergi-stant hizmetlerine ilişkin çalışmaları kapsar.

Toplantı sonrasındaki faaliyetler ise toplantının ana hesabının ve diğer harcamaların hesaplanması, ödemelerin yapılması ve kongreye ait hesapların kapatılması, değerlendirme toplantısının yapılması ve değerlendirme raporunun hazırlanması, personele ödül ve sertifikalarının dağıtılması, kongre teknolojisi ve dokümanı için yapılan (kiralandığında iade edilmesi gibi) çalışmaları içerir.