Toplantı; belirli bir gündeme bağlanmış, gündemde bulunan konuları görüşmek için ilgililerin katılmasıyla yapılan birleşimdir. Tanımlardan da anlaşıldığı üzere bir toplantı organizasyonunun gerçekleşebilmesi için kişilerin belirli bir amaçla bir araya gelmesi ve belirlenen konu hakkında fikir alışverişinde bulunmaları gerekir. Toplantı sektörü incelendiğinde pek çok çeşit toplantı olduğu görülmektedir. Kongreler, konferanslar, seminerler, çalıştaylar, kolokyumlar birer toplantı olarak değerlendirilmekte; ayrıca sergi ve fuar gibi ticari amaçlı etkinler de toplantılar arasında sayılmaktadır. Toplantılar çeşitli şekillerde sınıflandırılmaktadır. Bunlar arasında en sık karşılaşılanı, toplantıya katılan kişi sayısına göre yapılan sınıflandırmadır. Bu kapsamda; 50 kişinin altında, 50-300 kişi arası ve 300’ün üzerinde şeklinde sınıflandırma yapılmaktadır.

Toplantılar günümüzde özellikle gelişmiş ülkelerde öylesine arttı ki, büyük bir sektör haline geldi. Ayrıca toplantılar, turizm endüstrisinin en önemli unsurlarından biri haline geldi ve toplantı turizmi, turizm endüstrisinin en çok kazandıran çeşitlerinden biri oldu. Bu kapsamda, MICE (Meeting, Incentives, Conventions, Exhibitions) adında ayrı bir sektör oluştu. Toplam turizm gelirlerinin yüzde 30’unun MICE kaynaklı olduğu bilinmektedir.

İdeal bir toplantı organizasyonunun üç tarafı vardır: toplantı organizasyonunu talep eden kurum (işletme, STK vb.), toplantı organizasyonun gerçekleştirileceği mekan (kongre merkezi, toplantı oteli) ve toplantı organizatörü (profesyonel organizatör, seyahat acentası). Bir toplantının organize edilmesi bu üç tarafın da çeşitli çalışmalar yapmasını gerektirmektedir. Öncelikle toplantı talebinde bulunan taraf toplantının yeri, zamanı, katılımcıları vb. konularda dikkatlice bir plan hazırlamalı, iyi bir kongre organizatörü seçerek süreci organizatörle birlikte etkileşim halinde yürütmelidir. Kongre organizatörü açısından konu ele alındığında; toplantının kendisinin planlanması, bölge seçimi, toplantı tesisinin seçimi, toplantının duyurulması şeklinde bir faaliyetler dizisi söz konusudur.

Toplantının kendisinin planlanması kapsamında toplantının hedefleri, zamanlaması ve şekli gibi konularda, toplantı talebinde bulunanlarla görüşülerek gerekli tespitler yapılmalıdır. Ardından toplantı bölgesinin seçimi yapılmalıdır. Bu kapsamda, toplantı yapılacak bölgenin ulaşılabilirliği, bölge halkının desteği, katılımcıların coğrafi tercihleri, katılımcıların demografik ve psikografik özellikleri gibi belirleyici unsurlar üzerinde çalışılmalıdır. Toplantı tesisi seçimi açısından ise toplantı organizatörünün üzerinde durması gereken konular arasında; tesisin genel görünümü, tesis imajı, personel davranışı, toplantı salonları, misafir odaları, yiyecek içecek hizmetleri yer almaktadır. Son aşamada ise toplantı organizatörü, tesis ile antlaşma yapmalı ve ilgililere toplantının duyurumunu yapmalıdır.

Toplantı oteli veya kongre merkezi açısından toplantı organizasyonu değerlendirildiğinde; toplantı öncesinde tesis yetkilileri gerekli sözleşme ve formları hazırlamalı, menü ve fiyatları belirlemeli, kongre organizatörüne tesisi gezdirmeli ve gerekli antlaşmaları imzalamalıdırlar. Toplantı sırasında ise konaklama hizmetleri, toplantı hizmetleri ve yiyecek-içecek hizmetleri konusunda gerekli çalışmalar yapılmalıdır. Konaklama hizmetleri kapsamında; rezervasyon, oda blokajı, giriş-çıkış hizmetleri, no-show ve overbooking gibi hizmetler üzerinde durulmalı, toplantı hizmetleri kapsamında ise oturma düzenleri, teknik olanaklar, salonların atmosferi vb. konularda gerekli hazırlıklar yapılmalıdır. Yiyecek-içecek hizmetleri açısından ise öğün yemekleri, kahve molaları, kokteyller vb. üzerinde durulmalıdır. Toplantı tesisinin toplantı sonrasında yapacaklarına bakıldığında; faturalama işlemleri, değerlendirme toplantısı, personelin ödüllendirilmesi, ilgili kurumlara teşekkür edilmesi gibi işlemler görülmektedir.