Tur planlaması yapılması oldukça emek isteyen ve birçok bileşimin meydana getirdiği bir olgudur. Tur planlamacıları genellikle belli ülke ve bölgeler konusunda uzmanlaşmış, gidilecek destinasyonu çok iyi bilen kişilerdir. Ulaşım, transferler, konaklama, yeme-içme, turlar gibi tüm bileşenlerin belli bir silsile içerisinde doğru programlanmaları ve sonunda kâra dönüşmesi belirli matematiksel yaklaşımlarla yapılmaktadır. Turizm ürününün satış fiyatı, seyahat acentaları veya diğer dağıtıcılara ödenen komisyonları, pazarlama maliyetleri, yönetim giderlerini ve ürünün satış hacminin düşmesine ilişkin risk maliyetlerini içermektedir.

Tüm seyahat işletmeleri için ürünlerinin doğru fiyatlandırılması çok önemlidir. Fiyatlar ürünün maliyetlerini karşılamak ve pazarda tatmin edici bir kâr marjı sağlamak için doğru bir şekilde analiz edilmeli ve düzenlenmelidir. Paket tur fiyatlandırması konusunda öncelikle öngörülen talep hacmine göre firmanın sabit ve değişken giderleri başta olmak üzere kâr marjları hesaplanmaktadır.

Tur maliyetlerinin hesaplanmasında göz önüne alınacak hususlar; seyahat süresi ve hangi sezonda yapılacağı, ulaşım şekli ve tahmini kişi sayısı, konaklama şekli, oda tipi, yemek planlaması (yarım pansiyon, tam pansiyon), geziler ve yerel tur programları, müze ve örenyerleri girişleri, özel rehberlik hizmeti, vize, sağlık sigortası, vergiler, bahşişler vb. gibi konulardan oluşmaktadır.

Maliyet kalemleri ve oranları ise aşağıdaki gibidir:

Ulaşım: Toplam maliyetin yüzde 45’i (tarifeli ve charter uçaklarda farklılık gösterir). Konaklama: Toplam maliyetin yüzde 37’si (tek yetkililik durumunda farklılık gösterir), satış yapan diğer acentalara verilen komisyon: Yüzde 10’u, yönetim giderleri: Yüzde 5’i, destinasyondaki diğer hizmetler: Yüzde 3, kâr elde edebilmek için maliyete yüzde 15- yüzde 25 kar miktarı eklenir.

Tur operatörleri ek gelir imkânı arayarak kârlarını artırmayı hedeflemektedirler. Ek gelir elde edilebilecek konular; destinasyonda şehir turu satmak, araba kiralama, alışverişlerden elde edilen komisyonlar, döviz kurundan elde edilmesi muhtemel gelir, toplu alınan müze ve örenyerleri biletleri, iptal (no-show) bedelleri gibi konulardır. Maliyete ilave edilmeyen konular ise müşterinin otelde yaptığı ekstra harcamalar, müşterinin kişisel alışverişleri, müşterinin sağlığı için satın aldığı ilaçlar gibi konulardır.

Paket tur, sabit ve değişken maliyetlerden oluşmaktadır. Sabit maliyetler paket tura kaç müşterinin katılacağı göz önüne alınmaksızın katlanılan maliyet olarak ifade edilebilmektedir. Otel odası, uçak koltuğu, yemek, giriş ücretleri ve vergiler sabit maliyetler her şey dâhil ve karma tatil paketlerinin omurgası oluşturmaktadır. Bağımsız turlarda ise her ne kadar ulaşım ve rehber ücretleri yer almasa da birtakım sabit maliyetler kapsamında duruma göre yer almaktadır. Bunun dışında tur sırasında herhangi bir eğlence ve gezi faaliyetine ilişkin maliyetler ve promosyon olarak verilen biletlere ödenen bedeller bu kalemlerin arasındadır. Tur operatörleri açısından bakıldığında bağımsız turların bir avantajı diğer turlara göre daha az sabit maliyete sahip olmalarıdır. Düşük sabit maliyetler, tur operatörü küçük ölçekli ya da işinde yeniyse üstleneceği finansal riskleri en aza indireceğinden önemli olmaktadır. Başka bir deyişle yüksek sabit maliyetler tur oluşumundaki maliyetleri artırarak işletmeye ekstra mali yük getirmektedir.

Değişken maliyetler, tur paketlerini satın alan müşteri sayısına göre değişen maliyetlerdir. Bunlar; araç maliyetleri, rehberlik hizmetleri, bahşişler, otopark ücretleri, diğer yer hizmetlerine ödenen bedellerdir.

Sabit ve değişken maliyetler belirlendikten sonra gerek uluslararası ve gerekse de ulusal öngörülen tura katılacak kişi sayısına göre maliyet hesaplanmaktadır. Burada öngörülen kişi sayısının önemi daha sonra kesin katılımcıların sayısıyla ortaya çıkmaktadır. Aksi takdirde hesaplama yanlış yapılmış olur. Maliyet hesabı yapılırken hem en iyi olasılığın hem de en kötü olasılığın göz önüne alınması gerekmektedir. En iyi senaryo tura tam katılımın olmasıdır. En kötü senaryo da katılımın umulandan daha az olduğu hallerdir. Bütün bu hesaplamaların yanı sıra ortalama bir senaryonun da hazırlanması gerekmektedir. Bu hesaplamalar tamamen öngörülen iş hacmiyle ilgili makro ekonometrik analizlerle yapılmalıdır. Ayrıca turu hazırlayan acenta yetkilisinin bilgi birikimi ve tecrübesi öne çıkmaktadır. En uygun senaryo, realistik senaryodan yüzde 25 veya yüzde 30 daha az olan senaryonun hazırlanmasıdır. Bundan sonraki adım tura katılacak kişi başına net maliyeti çıkarmaktır.

Net tur maliyeti = Toplam sabit maliyet + Değişken maliyet x Katılımcı sayısı’dır.

Kâr Ekleme: Bu iki şekilde hesaplanabilmektedir. Birim fiyat maliyeti veya maliyet artı fiyatlandırma.

Birim Fiyat Maliyeti: Tur içindeki tüm sabit ve değişken maliyetleri hesaba katarak turun içinde yer alan kalemlere kâr miktarı ekleme şeklinde yapılmaktadır. Bu da başabaş noktası hesabıyla yapılabilmektedir. Bu metot detaylı kâr analizi ve kontrol sağladığından birçok tur operatörü tarafından kullanılmaktadır.

Maliyet Artı Fiyatlandırma: Sabit ve değişken maliyetleri birim olarak ele alıp üzerine belirli bir yüzde, kâr miktarı eklenerek yapılan fiyatlandırmadır. Burada da tekrar başabaş noktası kullanılabilmektedir.

Ayrıca, tur operatörü öz sermayesi ile turla ilgili ödemeler arasındaki oranı tam olarak saptayabilmek için kaldıraç (leverage) yöntemini kullanmaktadır. Bu yöntem, bir işletmenin ödemelerinin hangi kaynaklardan ne oranlarda karşılandığını ifade etmektedir. Bu oranlar bir tur operatörünün vadeli borçlarını ödedikten sonra ne kadar kâr edebileceğini öngörmektedir.

Burada;

R= Gelir çizgisi (revenue line) olup kapasite kullanım düzeyi ile birlikte artış gösterir.

C1= Bir tur programının yapılması için ayrılan toplam maliyetleri (sabit ve değişken) gösteren çizgidir.

Tabloda C1’in gelir ve maliyet buluşma noktasının biraz üstünde kesiştiği görülmektedir. Bunun sebebi, tur operasyonunda yüksek sabit giderler (maliyet) seviyesi ile ilişkili değişken giderlerdir. Bunun finansal olarak tabiri “yüksek operasyon kaldıracı”dır ve bu da tur operasyonunun karakteristik özelliği dolayısıyla ortaya çıkmaktadır. Buna karşılık olarak,

C2 = Toplam gider (maliyet) çizgisini göstermekte olup, “düşük operasyon kaldıracı”nı ifade etmektedir. Sabit maliyet, dik yükselmekte olan değişken maliyetlerle kıyaslandığında nispeten küçüktür.

Bir tur operatörünü ele alalım ve başabaş noktası kapasite kullanım noktası O2 ile ifade edilsin. Ancak talep O3, tatil paketlerinin satışının gerçekleştiği noktadır. Çok açık olarak O3, başabaş noktasının oldukça üzerinde yer alacaktır. Başabaş noktasını (BEP) olarak gösterelim. Böylece tur operatörü R ve C1 arasındaki DF farkı kadar önemli ölçüde kâr etmiş olacaktır. Bir tur operasyonunda düşük operasyon kaldıracı varsa R ve C2 arasında görülen DE farkından dolayı iyi sonuç alınamayacaktı. Diğer taraftan, tur operatörü, hedeflenen başabaş noktası satışlarını yakalamamış olsaydı istenilen seviyenin bir miktar altında kalınırdı. O1 ile ifade edilen noktada A ve C seviyeleri arası tamamen zarar durumunu göstermekte olup tur operatörünün başarısız olduğunu ifade etmektedir. Diğer taraftan A ve B noktaları arasında yer alan düşük operasyon kaldıracı ise yine zarar olup çok fazla etki yaratmaz.

Tur Maliyet Cetveli

Paket tur maliyeti hesaplaması basit olmamakla beraber tur maliyet cetveli kullanılarak konu basitleştirilebilmektedir.

Tur maliyet cetveli uygun tur fiyatlandırması yapabilmek için gerekli olan tüm hesaplamaları sunması dolayısı ile operatöre yardımcı olan analitik bir araçtır. Tur maliyet cetveli kullanımı sırasında hiçbir kalem unutulmamalı ve her maliyet kontrol altına alınabilmelidir. Tur maliyet cetvelinde olması gereken başlıklar şunlardır:

Turun adı, tur tarihleri, katılımcı listesi, adresleri, telefon numaraları, iletişim, promosyon, broşür, rehber maaşları, otel ödemeleri, havayolu ödemeleri, yiyecek-içecek giderleri, eleman harcırahları, pasaport ve vize bilgileri, yer hizmetleri bedelleri, araçlar, varsa kiralık araçlar, şehir turları, müze ve örenyerlerine giriş ücretleri, yerel rehber ödemeleri, yol geçiş ücretleri, transfer bedelleri, bahşişler, diğer yer hizmeti giderleri.

Sonuç olarak, tur operatörleri hazırlayacakları tur paketlerinde her zaman risk ile karşılaşabilirler. Burada önemli olan riskleri engellemek adına her türlü tedbirin önceden alınabilmesidir.