Seyahat acentaları, turistler için uygun satış noktaları sağlayarak turizm paketlerinin satışını yapan perakendecilerdir. Seyahat acentaları, genel olarak outgoing ve incoming olmak üzere iki kategoriye ayrılır. Outgoing seyahat acentaları turist üreten ülkelerde bulunurken, incoming seyahat acentaları varış noktasındadır ve karşılayıcı acenta hizmetleri vermektedir. İngilizce’de incoming, inbound, handling, receiving şeklinde kullanılan terim Türkçe diline karşılayıcı olarak çevrilir. Karşılayıcı seyahat acentaları bölgelerinde gerçekleşecek turları turistlere ülkesinde satan yabancı tur operatörlerine hizmet vermektedir. Karşılayıcı acenta çoğunlukla müşterilerin havaalanı ve otel arasındaki transferlerini gerçekleştirmektedir. Karşılayıcı seyahat acentaları aynı zamanda gezi ve alışveriş turları gibi aktiviteleri de düzenlemektedir.

Tur organize edecek tur operatörleri turizm paketlerini oluşturabilmek için hedef bölge ve ülkedeki konaklama, transferler ve diğer aktiviteler ile ilgili fiyat araştırmaları ve antlaşmalar yapmak zorundadır. Bu antlaşmalar ile konaklama tesisleri, ulaştırma firmaları, karşılayıcı acentalar ve diğer ilgili işletmelerle başta kontenjanlar olmak üzere tur esnasında alınacak hizmetler, hizmet detayları ve ödeme koşulları belirlenmelidir. Ancak, başka bir bölge ve ülkede fiyat araştırması yapmak hem zaman alıcı hem de maliyetli olduğundan tur operatörleri ilgili ülkelerde karşılayıcı seyahat acentaları ile çalışmaktadır. Karşılayıcı acentalar oteller ve diğer tedarikçilerle fiyat antlaşmaları yaparak tur operatörlerine satış yapmaktadır.

Karşılayıcı seyahat acentaları tur operatörleri tarafından gönderilen turistlere tatilleri boyunca refakat ederek tur operatörlerinin hedef ülkedeki temsilcileri gibi çalışmaktadırlar. Tur operatörlerinin destinasyondaki partnerleri olarak temel görevleri turistlerin sorunsuz bir tatil geçirmelerini sağlamaktır. Turun başarısı ya da başarısızlığı en fazla karşılayıcı acentanın verdiği hizmetlere bağlı olmaktadır. Havaalanında karşılanarak otele getirilen tur operatörünün misafirlerinin olası sorunlarının çözümü için otellerde acenta temsilcileri de istihdam edilebilmektedir. Acenta temsilcileri, turistlerin tatillerinde yaşayabilecekleri problemleri çözme sorumluluğu olan ve bunların yanı sıra karşılayıcı acentanın düzenlemiş olduğu günlük turları turistlere satmakla yükümlü olan çalışanlardır.

Tur operatörlerine karşılayıcı acenta hizmeti veren seyahat acentaları, transfer, karşılama, günübirlik / konaklamalı ekstra tur ve benzer hizmetlerden gelir elde etmektedirler. Turizm paketlerinin hayata geçirilmesi konusunda çok büyük sorumlulukları olan karşılayıcı acentaların Türkiye’de turistlerin paket tatil harcamalarından en az pay elde eden paydaş durumundadır. Tur operatörleri turizm paketleri oluştururken paket içine otel rezervasyonu ve ulaşım gibi en gerekli ve standart hizmetleri sunarak turistleri Türkiye’ye getirmekte; gezi, müze girişleri ve diğer aktiviteler paketlere dâhil etmemektedir. Bu da paket içinde karşılayıcı seyahat acentası payının düşmesine neden olmaktadır. Paketlerin dışında tatil süresince tur operatörünün misafirlerine yönelik günübirlik çevre turları düzenleyerek karşılayıcı seyahat acentası önemli bir kazanç elde edebilmektedir.

Karşılayıcı acentalar, özetle, öncelikle tur operatörleri ve tedarikçiler arasında aracı olarak hizmet vermektedir. Bölgelerindeki konaklama işletmeleri, taşımacılık firmaları, turistik aktitiviteler esnasında hizmet alınan firmalar ile antlaşmalar yaparak tur operatörünün paket oluşturmasına katkıda bulunmaktadırlar. Tur operatörleri tarafından oluşturulan paketlerinin içerdiği operasyonel faaliyetler karşılayıcı acenta tarafından yapılmaktadır. Paketleri satın alarak bölgelerine gelen turistleri havaalanında (ya da tren istasyonu, liman vb.) karşılayarak havaalanından otele, tatil sonrası otelden havaalanına, bazen otelden otele transferlerini gerçekleştirmektedir. Turistlerin daha iyi tatil deneyimi geçirmelerine katkı sağlamak amacıyla günübirlik/konaklamalı geziler ve farklı aktiviteler düzenlemektedir.