Konaklama işletmelerinde her türlü maliyet kontrollerini (yiyecek-içecek, stok, oda, menü vb.) maliyet kontrolcüleri (cost controller) yapmaktadır. Büyük ölçekli konaklama işletmelerinde (dört, beş veya daha yüksek yıldızlı) maliyet kontrolcüleri farklı şahıs ya da departmanlar şeklinde faaliyet gösterseler de, daha az yıldızlı konaklama işletmelerinde bu görevi işletmenin muhasebe departmanında çalışan kişiler, finans bölümünde çalışanlar veya depo görevlileri yapmaktadır.

Konaklama ve hizmet sektöründe sürekli artan rekabet ortamı ile birlikte bu sektörde faaliyet gösteren firmaların yaşamlarını devam ettirebilmeleri oda satışlarını artıran strateji ve politikalar ile birlikte bu alandaki her çeşit maliyet unsurlarını kontrol altına alıp; üretilen ürünün veya sunulan hizmetin maliyetlerini minimum düzeye getirmekle mümkün olacaktır. Maliyet kontrolü kavramı genel olarak etkin ve verimsiz durumların azaltılmasını; var olan ekonomik şartlar içerisinde hedeflenen düzeydeki maliyetleri sağlamayı ve sonuçlanan maliyetlerin hedeflenen seviyeye getirilmesini amaçlamaktadır.

Küreselleşen hizmet piyasasında son 50-60 yıl öncesine kadar yiyecek-içecek sektörünün diğer sektörlere göre gelişimi zayıf kaldı. Bu nedenle; yiyecek-içecek, oda ve menü maliyetlerinin kontrol edilmesi olgusu da gerektiği şekilde yapılamamıştır. Bunun yanında, sektör İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra ilk olarak Amerika Birleşik Devletleri’nde daha sonraları da Avrupa’nın turizm bölgelerinde endüstri ve sanayinin gelişmesine paralellik gösterdi ve önemi günden güne arttı.

Konaklama ve hizmet sektöründeki firmalarda oda, yiyecek-içecek vb. her türlü maliyet kalemlerinin kontrol ve denetim altına alınması üç şekilde gerçekleştirilmektedir:

İlk olarak maliyetlerin başlangıç noktaları ve hangi hizmet için yapıldığı önemli olmaksızın direk maliyet türleri veya çeşitlerinin incelendiği; maliyet çeşitleri düzeyinde gerçekleştirilmekte; ikinci olarak, maliyet çeşitleri gerçekleştiği ve denetim altına alınabildiği maliyet merkezlerine dağıtılmakta ve önceden bütçelenen maliyetler ile karşılaştırılarak maliyet merkezleri düzeyinde incelenmektedir; üçüncü olarak da, sunulan hizmetin veya ürünün birim maliyetleri, daha önceki dönem birim maliyetleri ile ya da bütçelenen birim maliyetler ile kıyaslanan maliyet taşıyıcıları düzeyinde incelenmektedir.

Konaklama işletmelerinde odaların temizlik, bakım ve dezenfekte edilmelerinde kullanılan malzemeler, konaklama işletmelerinin maliyet kalemleri içerisinde büyük miktar ve tutar oluşturmaktadırlar. Bu kalemlerin maliyetlerinin hesaplanmasında çok dikkatli olunması gerekmektedir. Oda hizmetlerinde kullanılan malzemelerin sipariş, satın alınması, depolanması, tüketilmesi ve hepsinin muhasebeleştirilmesi aşamalarında kontrol zaafları, oda maliyetlerinin inanılmaz ölçülerde artmasına sebep olmaktadır. Örneğin; maliyet kontrolcüsü, belli bir dönemde tüketilen yüzey temizlik malzemesini sadece kat hizmetleri departmanına yüklemesi, odalarda kullanılan giderlerin yüksek görülmesine sebep olacaktır. Bunun sebebi ise kullanılan yüzey temizlik malzemelerinin sadece kat hizmetleri departmanına değil, aynı zamanda belirlenen ölçütlerde bulaşıkhane departmanına da gider dağıtımının yapılması gerekmektedir. Bunun önüne geçebilmek için odalarda kullanılan malzemelerin iç kayıtları ve kontrolü iyi sağlanmalı; dönem sonunda muhasebe kayıtları ile envanterinin çıkartılması gerekmektedir. Kat hizmetleri departmanı kullanılan tüm malzemelerin sipariş formalarını, transfer fişlerini, dönemsel sayım sonuçlarını, tedarikçi firmalardan gelen faturaların kopyalarını ve stok kontrol kartlarını kendi iç kayıtlarında takip etmeli; dönem sonunda muhasebe kayıtları ile kıyaslamalıdır.

Oda maliyetlerinin kontrolünde önemli bir işlem oda istatistiklerinin yapılmasıdır. Oda istatistikleri içerisinde satılabilir oda ve yatak sayıları, satılan oda ve yatak sayıları, ücretsiz oda ve günübirlik tesis kullanımı sayısı, oda değişikliği yapılan odalar, döviz kurları, oda ve kişi başı maliyetler ile ilgili işlemlerin kayıtları yer almaktadır. Bu istatistikler yardımı ile dönemsel gerçek misafir başına düşen harcama ve maliyetler hesaplanır ve daha sonra belli bir kâr marjı eklenerek gerçek oda maliyetleri hesaplanabilmektedir.

Kat hizmetlerinde oda maliyet kontrolü kapsamında ele alınan gider kalemleri sırasıyla; kimyasal giderler, tekstil giderleri, buklet malzeme giderleri, kırtasiye giderleri, cam porselen giderleri, personel giderleri, dekorasyon giderleri, bakım giderleri ve haşere ile mücadele giderleri gibi kalemlerdir.

Oda maliyet kontrolünün en son aşamasında da oda maliyet fiyatı belirlenmektedir. Oda maliyetlerinin hesaplanmasında yapılacak ilk iş konaklama ve hizmet sektöründe bulunan şirketlerin faaliyetlerine başlayabilmesi için katlanılan tüm masraf ve giderler belirlenmektedir. Daha sonra bu giderlere varsa sigorta primleri, amortisman karşılıkları ve diğer masraflar da dahil edilmektedir. Son olarak, bulunan maliyet fiyatına, hedeflenen kâr eklenerek odalar için hedef satış fiyatı tespit edilmiş olmaktadır. Genel olarak bir konaklama işletmesinin kârlı olabilmesi için her gün satılan oda veya yatak adedinin toplam oda veya yatak sayısına oranının yüzde 75-90 düzeyinde olması gerekmektedir.

Konaklama işletmelerindeki her odanın büyüklüğü, yatak sayısı, konforu ve niteliği aynı olmadığı için maliyet kontrolü, denetimi ve hesaplaması iki şekilde yapılmaktadır: a) Bir otel işletmesinde odaların standart büyüklük ve şartlarda olması durumunda maliyet kontrolü ve fiyatlaması: İlk olarak odaların dönem içerisinde tahmin edilen dönemsel maliyetleri hesaplanır. Daha sonra işletmenin yıllık oda veya yatak doluluk oranları tespit edilir. Tahminlenen ve hedeflenen yıllık maliyetlerin toplamı, hedeflenen yıllık konaklama sayısına oranlanarak bir odanın hedef-tahmin günlük maliyeti hesaplanmış olur. b) Bir otel işletmesinde odaların farklı büyüklük ve standartlarda olması durumunda maliyet kontrolü ve fiyatlaması: İlk olarak, hedeflenen yıllık maliyetlerin toplamı tüm odaların metre kare toplamına oranlanarak; bir birim metrekare başına düşen maliyet hesaplanır. Daha sonra, bulunan değer, her odanın alanı ile çarpılarak odaların ayrı ayrı maliyetleri hesaplanmış olur.